Quy trình thủ tục nhập khẩu gỗ | Những rủi ro pháp lý cần biết

Thủ tục nhập khẩu gỗ là nhóm hàng lâm sản có quy trình quản lý đặc thù nhất trong các nhóm nguyên liệu công nghiệp, do phải chứng minh nguồn gốc hợp pháp xuyên suốt chuỗi cung ứng theo Hệ thống bảo đảm gỗ hợp pháp Việt Nam (VNTLAS) – khác hẳn với việc chỉ khai báo hải quan và nộp thuế như nhiều nhóm nguyên liệu thô khác.

Không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ quy trình thủ tục nhập khẩu gỗ, đặc biệt là việc phân loại quốc gia xuất khẩu theo vùng địa lý tích cực hay không tích cực – yếu tố quyết định mức độ hồ sơ cần chuẩn bị, cùng với việc xác định loài gỗ có thuộc diện quản lý CITES hay không. Một sai sót trong khâu xác định loài gỗ, mã HS hoặc bỏ sót giấy phép chuyên ngành có thể khiến cả lô hàng bị tạm giữ, thậm chí bị tịch thu theo quy định về quản lý lâm sản.

Bài viết này 3W Logistics trình bày toàn bộ quy trình thủ tục nhập khẩu gỗ theo quy định pháp luật và biểu thuế mới nhất hiện nay – từ điều kiện pháp lý, mã HS, cách tính thuế, hồ sơ chứng từ, quy trình từng bước đến những rủi ro thực tế từ góc nhìn của đơn vị forwarder có kinh nghiệm xử lý nhóm hàng lâm sản nhập khẩu.

1. Điều kiện pháp lý để nhập khẩu gỗ

Gỗ không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu nói chung, nhưng phải tuân thủ Hệ thống bảo đảm gỗ hợp pháp Việt Nam (VNTLAS) – đây là điểm khiến thủ tục nhập khẩu gỗ phức tạp hơn hẳn so với nhiều nhóm nguyên liệu công nghiệp khác.

Lưu ý thực tế: Không phải mọi lô gỗ nhập khẩu đều chịu chung một mức độ hồ sơ. Trong thủ tục nhập khẩu gỗ, doanh nghiệp cần xác định rõ quốc gia xuất khẩu có thuộc vùng địa lý tích cực (rủi ro thấp) hay không tích cực (rủi ro cao) theo phân loại của VNTLAS – gỗ từ vùng không tích cực đòi hỏi bảng kê lâm sản chi tiết hơn và có thể bị xác minh hồ sơ kỹ hơn trước khi thông quan. Đồng thời, việc nhầm lẫn hoặc khai sai tên khoa học (scientific name) của loài gỗ có thể dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính, thậm chí tịch thu tang vật theo quy định về quản lý lâm sản.

2. Mã HS và thuế nhập khẩu gỗ

Gỗ nhập khẩu thuộc Chương 44 (Gỗ và các mặt hàng bằng gỗ; than từ gỗ) trong Biểu thuế xuất nhập khẩu, việc xác định đúng mã HS cần căn cứ vào loài gỗ, hình thức gia công (gỗ tròn, gỗ xẻ, gỗ dán) và mức độ chế biến.

Lưu ý quan trọng về mã HS và thuế: Phần lớn gỗ tròn và gỗ xẻ nguyên liệu thô (nhóm 44.03, 44.07) hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi (MFN) khá thấp, thậm chí 0% với nhiều loại gỗ nguyên liệu, trong khi các sản phẩm gỗ đã qua chế biến sâu như ván sàn, đồ mộc xây dựng (nhóm 44.18) chịu thuế cao hơn để bảo hộ ngành chế biến gỗ trong nước. Về thuế VAT, gỗ tròn, gỗ xẻ chưa qua chế biến sâu thuộc nhóm lâm sản sơ chế có thể được áp mức 5% theo quy định về nông lâm sản, trong khi các sản phẩm gỗ đã chế biến (ván ép, đồ mộc, sàn gỗ) áp mức tiêu chuẩn hiện là 8% theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP đến hết 31/12/2026. Trong thủ tục nhập khẩu gỗ, doanh nghiệp cần xác định đúng loài gỗ và mức độ gia công để áp đúng mã HS và mức thuế tương ứng.

3. Hồ sơ thủ tục nhập khẩu gỗ

Bộ hồ sơ cho thủ tục nhập khẩu gỗ đầy đủ hơn đáng kể so với nguyên liệu công nghiệp thông thường, theo quy định tại Điều 7 Nghị định 102/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 120/2024/NĐ-CP) và Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC).

4. Quy trình thủ tục nhập khẩu gỗ từng bước

Bước 1: Xác định loài gỗ và mã HS

Xác định chính xác tên khoa học của loài gỗ, hình thức gia công (gỗ tròn, gỗ xẻ, gỗ dán) và làm việc với nhà cung cấp để lấy đầy đủ hồ sơ kỹ thuật, từ đó xác định chính xác mã HS thuộc chương 44 và kiểm tra loài gỗ có thuộc danh mục CITES hay không.

Bước 2: Xác định vùng địa lý xuất khẩu và đàm phán hợp đồng

Xác định quốc gia xuất khẩu thuộc vùng địa lý tích cực hay không tích cực theo phân loại VNTLAS, ký hợp đồng mua gỗ với điều khoản yêu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh nguồn gốc hợp pháp.

Bước 3: Xin giấy phép CITES/FLEGT nếu thuộc diện quản lý

Với gỗ thuộc Phụ lục CITES, nộp hồ sơ xin Giấy phép CITES nhập khẩu tại Cơ quan CITES Việt Nam sớm do thời gian xử lý kéo dài 15-45 ngày; với gỗ có Giấy phép FLEGT từ nước xuất khẩu, chuẩn bị bản sao hợp lệ.

Bước 4: Vận chuyển hàng về cảng Việt Nam và đăng ký kiểm dịch

Đăng ký kiểm dịch thực vật trước khi hàng về cảng đối với gỗ tròn, gỗ xẻ, pallet gỗ theo Thông tư 14/2024/TT-BNNPTNT, song song với quá trình vận chuyển để không làm chậm tiến độ thông quan.

Bước 5: Khai báo hải quan và thông quan

Mở tờ khai VNACCS/VCIS với đầy đủ mã HS, đính kèm bảng kê lâm sản, Giấy phép CITES/FLEGT (nếu có) và Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật. Hải quan sẽ đối chiếu hồ sơ chứng minh nguồn gốc theo mức độ rủi ro của vùng địa lý xuất khẩu.

Bước 6: Nhận hàng, lập bảng kê lâm sản nội địa và lưu hồ sơ

Sau khi thông quan, lập bảng kê lâm sản để quản lý lưu thông nội địa theo VNTLAS, nhận hàng và vận chuyển về kho hoặc nhà máy chế biến. Lưu trữ đầy đủ chứng từ để phục vụ công tác hậu kiểm nếu có yêu cầu từ cơ quan chức năng.

5. Cách tính thuế nhập khẩu gỗ

Gỗ nguyên liệu không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, chỉ chịu thuế nhập khẩu và VAT. Ví dụ với lô gỗ xẻ nhập từ Lào (vùng địa lý tích cực, mã HS 4407.99.90), giá CIF 700 triệu đồng, so sánh trường hợp có và không có C/O:

Từ kinh nghiệm thực tế của 3W Logistics: Với gỗ nhập khẩu, sai lầm phổ biến nhất mà chúng tôi ghi nhận trong thủ tục nhập khẩu gỗ không nằm ở thuế hay mã HS, mà nằm ở việc doanh nghiệp chậm trễ trong việc xác định vùng địa lý xuất khẩu và xin giấy phép CITES (nếu cần) – do thời gian cấp phép CITES có thể kéo dài đến 45 ngày, nhiều doanh nghiệp bị động khi hàng đã cập cảng mà chưa có đủ giấy phép, dẫn đến chi phí lưu container, lưu bãi phát sinh đáng kể. Việc rà soát kỹ loài gỗ và xin giấy phép chuyên ngành song song với quá trình đàm phán hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro này. – Ms. Apple, CCO, 3W Logistics

6. Những rủi ro phổ biến trong thủ tục nhập khẩu gỗ

FAQ – Câu hỏi thường gặp về thủ tục nhập khẩu gỗ

Câu hỏi 1: Thủ tục nhập khẩu gỗ cần những giấy tờ gì?

Bộ hồ sơ đầy đủ cho thủ tục nhập khẩu gỗ gồm: Hợp đồng mua bán; Commercial Invoice và Packing List; Bill of Lading; Bảng kê lâm sản; Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật; Tờ khai hải quan điện tử VNACCS/VCIS. Với gỗ thuộc Phụ lục CITES cần thêm Giấy phép CITES nhập khẩu; với gỗ từ nước có Hiệp định FLEGT với EU cần thêm Giấy phép FLEGT.

Câu hỏi 2: Gỗ nào bắt buộc phải có giấy phép CITES khi nhập khẩu?

Chỉ các loài gỗ thuộc Phụ lục II, III của Công ước CITES (các loài gỗ quý hiếm, có nguy cơ tuyệt chủng) mới bắt buộc giấy phép CITES nhập khẩu do Cơ quan CITES Việt Nam cấp. Gỗ thông thường từ nguồn trồng trọt không thuộc CITES thì không cần giấy phép này, nhưng vẫn phải tuân thủ đầy đủ thủ tục nhập khẩu gỗ theo VNTLAS.

Câu hỏi 3: Có bao nhiêu loại thuế phải nộp khi nhập khẩu gỗ?

Gỗ nguyên liệu chỉ chịu hai lớp thuế: (1) Thuế nhập khẩu tính trên giá CIF, mức MFN dao động 0-20% tùy loại gỗ và mức độ gia công, có thể về 0% nếu có C/O hợp lệ; (2) VAT áp dụng mức 5% với gỗ nguyên liệu sơ chế hoặc 8% với sản phẩm gỗ đã chế biến theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP đến hết 31/12/2026. Gỗ không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.

Câu hỏi 4: Thủ tục nhập khẩu gỗ mất bao lâu?

Với gỗ thông thường không thuộc CITES, tổng thời gian từ khi ký hợp đồng đến khi hàng về kho thường từ 20-35 ngày tùy tuyến vận chuyển và kết quả kiểm dịch thực vật. Với gỗ thuộc diện quản lý CITES, cần cộng thêm 15-45 ngày chờ cấp giấy phép, có thể kéo dài tổng thời gian lên 40-70 ngày.

3W Logistics hỗ trợ thủ tục nhập khẩu gỗ như thế nào?

Với kinh nghiệm xử lý đa dạng nhóm hàng lâm sản nhập khẩu và đăng ký OTI-NVOCC với FMC bond (Federal Maritime Commission) tại Mỹ, 3W Logistics cung cấp dịch vụ trọn gói cho doanh nghiệp về thủ tục nhập khẩu gỗ – từ tư vấn xác định mã HS đến khi hàng về đến nhà máy chế biến.

Dịch vụ logistics trọn gói tại 3W Logistics:

• Tư vấn xác định mã HS chính xác theo loài gỗ và mức độ gia công: Phân loại đúng giữa các nhóm 44.03, 44.07, 44.12, 44.18, tránh rủi ro bị phân loại lại và truy thu thuế.
• Rà soát loài gỗ và hỗ trợ xin giấy phép CITES/FLEGT: Xác định sớm loài gỗ có thuộc diện quản lý đặc biệt hay không, hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ xin phép kịp thời.
• Hỗ trợ đăng ký kiểm dịch thực vật và kết nối cơ quan kiểm dịch: Chuẩn bị hồ sơ và đăng ký sớm song song với thời gian vận chuyển, rút ngắn thời gian chờ tại cảng.
• Hỗ trợ lập bảng kê lâm sản theo VNTLAS: Đảm bảo hồ sơ chứng minh nguồn gốc hợp pháp đầy đủ, đúng mẫu quy định.
• Khai báo hải quan điện tử VNACCS/VCIS và xử lý vướng mắc tại cửa khẩu: Khai đúng mã HS, xử lý nhanh các yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu phát sinh.

Tại sao chọn 3W Logistics cho lô hàng gỗ nhập khẩu? Vì đây là nhóm hàng phải chứng minh nguồn gốc hợp pháp xuyên suốt chuỗi cung ứng theo VNTLAS, doanh nghiệp cần một đơn vị đồng hành nắm chắc cả quy trình hải quan lẫn quy trình chứng minh tính hợp pháp lâm sản để tránh rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Chúng tôi đồng hành từ bước xác định mã HS đến khi hàng về đến nhà máy chế biến – giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian thông quan và tránh những chi phí phát sinh không cần thiết. Liên hệ 3W để được tư vấn cụ thể trước khi ký hợp đồng nhập khẩu.

Ms. Apple (CCO)

Ms. Apple là CCO (Giám đốc Kinh doanh) tại 3W Logistics, có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sales và điều hành hoạt động kinh doanh.

Tại 3W Logistics, Ms. Apple phụ trách định hướng chiến lược kinh doanh, phát triển khách hàng doanh nghiệp, quản lý đội ngũ hơn 50 nhân viên sales và tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực logistics.

Với kinh nghiệm thực tế trong quản lý sales và phát triển thị trường, Ms. Apple thường chia sẻ các góc nhìn chuyên môn về giải pháp logistics cho doanh nghiệp, vận tải quốc tế, freight forwarding, quản lý khách hàng, phát triển tuyến dịch vụ và chiến lược tăng trưởng trong ngành logistics.