Thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa là toàn bộ các công việc mà doanh nghiệp và cơ quan hải quan phải thực hiện để hàng hóa được phép đưa ra khỏi hoặc đưa vào lãnh thổ Việt Nam theo đúng quy định pháp luật, bao gồm chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, kiểm tra chuyên ngành và hoàn thành nghĩa vụ thuế. Đây là quy trình bắt buộc đối với mọi hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa qua biên giới quốc gia.

Nhiều doanh nghiệp mới tham gia xuất nhập khẩu thường chưa nắm rõ điều kiện để được phép xuất nhập khẩu, chưa phân biệt được các loại hình xuất nhập khẩu, hay nhầm lẫn giữa quy trình xuất khẩu và nhập khẩu. Bài viết dưới đây trình bày đầy đủ định nghĩa, điều kiện, các loại hình, quy trình chi tiết và căn cứ pháp lý hiện hành của thủ tục xuất nhập khẩu tại Việt Nam.

Table of Contents

1. Thủ Tục Xuất Nhập Khẩu Hàng Hóa Là Gì?

Thủ tục xuất nhập khẩu là tổng hợp các công việc mà người khai hải quan (doanh nghiệp, cá nhân) và cơ quan hải quan phải thực hiện theo quy định pháp luật để hàng hóa được phép xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam, bao gồm khai báo, nộp chứng từ, kiểm tra và hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Theo khoản 23 Điều 4 Luật Hải quan số 54/2014/QH13, thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định của Luật này đối với hàng hóa, phương tiện vận tải.

Thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa là gì? Chi tiết A-Z

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp muốn xuất khẩu lô hàng cà phê sang châu Âu phải thực hiện đầy đủ thủ tục xuất nhập khẩu: chuẩn bị hợp đồng, hóa đơn, chứng nhận xuất xứ, khai tờ khai hải quan điện tử, chờ phân luồng, và hoàn thành thủ tục thông quan trước khi hàng được xếp lên tàu.

2. Xuất Khẩu Và Nhập Khẩu Theo Quy Định Pháp Luật

Theo Điều 28 Luật Thương mại số 36/2005/QH11, xuất khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định pháp luật; nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực đặc biệt nói trên.

Việc xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, tuân theo quy định pháp luật Việt Nam và tập quán thương mại quốc tế.

3. Điều Kiện Để Doanh Nghiệp Được Xuất Nhập Khẩu Hàng Hóa

Doanh nghiệp muốn thực hiện xuất nhập khẩu hàng hóa cần đáp ứng điều kiện về đăng ký kinh doanh, mã ngành phù hợp và giấy phép chuyên ngành đối với một số nhóm hàng đặc thù.

  • Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: thương nhân là doanh nghiệp thành lập hợp pháp tại Việt Nam được quyền xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh, trừ hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế.
  • Đăng ký mã số thuế và mã số xuất nhập khẩu: mã số thuế của doanh nghiệp đồng thời được sử dụng làm mã số xuất nhập khẩu khi khai báo hải quan.
  • Giấy phép chuyên ngành (nếu có): một số mặt hàng như dược phẩm, thực phẩm chức năng, hóa chất, thiết bị y tế cần có giấy phép của Bộ, ngành quản lý chuyên ngành trước khi xuất nhập khẩu.
  • Không thuộc danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu: doanh nghiệp cần tra cứu danh mục hàng hóa cấm, hạn chế theo quy định hiện hành trước khi thực hiện giao dịch.

Lưu ý: Đối với thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam, quyền xuất nhập khẩu được thực hiện theo quy định riêng tại các văn bản pháp luật về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế của thương nhân nước ngoài.

4. Các Loại Hình Xuất Nhập Khẩu Phổ Biến

Hoạt động xuất nhập khẩu tại Việt Nam được thực hiện dưới nhiều loại hình khác nhau, mỗi loại hình có đặc điểm thủ tục và đối tượng áp dụng riêng.

  1. Xuất nhập khẩu chính ngạch: hàng hóa được vận chuyển qua các cửa khẩu quốc tế, cửa khẩu chính, làm đầy đủ thủ tục hải quan, hợp đồng ngoại thương và các chứng từ theo quy định.
  2. Xuất nhập khẩu tiểu ngạch: hình thức trao đổi hàng hóa biên mậu giữa cư dân biên giới, áp dụng cho một số cửa khẩu phụ, lối mở biên giới với chính sách quản lý riêng, thường giới hạn về giá trị và mặt hàng.
  3. Xuất nhập khẩu ủy thác: doanh nghiệp không trực tiếp đứng tên trên hợp đồng ngoại thương mà ủy thác cho một đơn vị khác (thường là công ty xuất nhập khẩu chuyên nghiệp) thực hiện thay.
  4. Xuất nhập khẩu tại chỗ: hàng hóa được giao nhận ngay tại Việt Nam theo chỉ định của bên mua nước ngoài, không phát sinh việc vận chuyển qua biên giới.
  5. Xuất nhập khẩu theo loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu: áp dụng cho doanh nghiệp nhập nguyên liệu để gia công, sản xuất hàng xuất khẩu, được hưởng một số chính sách ưu đãi về thuế.

5. Quy Trình Thủ Tục Xuất Khẩu Hàng Hóa

Quy trình xuất khẩu hàng hóa gồm 6 bước chính, từ kiểm tra chính sách mặt hàng đến khi hàng hóa được xác nhận thực xuất tại cảng.

Bước 1: Kiểm tra chính sách mặt hàng và chuẩn bị hợp đồng

Xác định mặt hàng có thuộc danh mục cấm, hạn chế hoặc cần giấy phép chuyên ngành không, đồng thời ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ xuất khẩu

Chuẩn bị Commercial Invoice, Packing List, hợp đồng, và các chứng từ chuyên ngành (nếu có) trước khi khai báo hải quan.

Bước 3: Khai tờ khai hải quan điện tử

Khai thông tin lô hàng trên Hệ thống VNACCS/VCIS, hệ thống tự động cấp số tờ khai và trả kết quả phân luồng (xanh, vàng, đỏ).

Bước 4: Làm thủ tục hải quan tại Chi cục Hải quan

Tùy theo kết quả phân luồng, doanh nghiệp nộp hồ sơ giấy (luồng vàng) hoặc xuất trình hàng hóa để kiểm tra thực tế (luồng đỏ).

Bước 5: Thông quan và vận chuyển hàng ra cảng

Sau khi hồ sơ/hàng hóa được xác nhận phù hợp, tờ khai được thông quan, doanh nghiệp vận chuyển hàng đến cảng để xếp lên phương tiện vận tải.

Bước 6: Xác nhận thực xuất

Sau khi hàng đã lên tàu/máy bay, doanh nghiệp nộp tờ khai kèm thông tin vận đơn để hải quan giám sát xác nhận thực xuất, hoàn tất quy trình xuất khẩu.

6. Quy Trình Thủ Tục Nhập Khẩu Hàng Hóa

Quy trình nhập khẩu hàng hóa gồm 6 bước chính, từ xác định loại hàng nhập khẩu đến khi hoàn tất nghĩa vụ thuế và nhận hàng.

Bước 1: Xác định loại hàng và chính sách nhập khẩu

Kiểm tra mặt hàng có thuộc diện phải công bố hợp chuẩn hợp quy, xin giấy phép nhập khẩu hoặc kiểm tra chuyên ngành hay không.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhập khẩu

Chuẩn bị Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O (nếu áp dụng thuế ưu đãi) và các giấy phép liên quan.

Bước 3: Khai tờ khai hải quan nhập khẩu

Khai thông tin trên Hệ thống VNACCS/VCIS trước hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu.

Bước 4: Làm thủ tục kiểm tra hồ sơ/hàng hóa theo phân luồng

Xử lý theo kết quả phân luồng: luồng xanh thông quan ngay, luồng vàng kiểm tra hồ sơ giấy, luồng đỏ kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 5: Nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế liên quan

Doanh nghiệp nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT và các loại thuế khác (nếu có) trước khi hàng được thông quan.

Bước 6: Thông quan và nhận hàng

Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, tờ khai được thông quan, doanh nghiệp làm thủ tục lấy hàng ra khỏi khu vực giám sát hải quan.

Thủ tục nhập khẩu hàng hóa

7. Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Khi Làm Thủ Tục Xuất Nhập Khẩu

Hồ sơ xuất nhập khẩu cơ bản theo Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC, cập nhật tại Thông tư 121/2025/TT-BTC) gồm các chứng từ sau:

  • Tờ khai hải quan điện tử (khai trên Hệ thống VNACCS/VCIS)
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
  • Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
  • Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), nếu muốn hưởng thuế suất ưu đãi theo FTA
  • Giấy phép chuyên ngành (nếu mặt hàng thuộc danh mục quản lý)

8. Phân Biệt Xuất Khẩu Và Nhập Khẩu

Xuất khẩu là đưa hàng hóa từ Việt Nam ra nước ngoài, trong khi nhập khẩu là đưa hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam — hai chiều hàng hóa ngược nhau nhưng đều phải tuân theo thủ tục hải quan tương ứng.

Tiêu chíXuất khẩuNhập khẩu
Chiều hàng hóaTừ Việt Nam ra nước ngoàiTừ nước ngoài vào Việt Nam
Nghĩa vụ thuế chínhThuế xuất khẩu (một số mặt hàng)Thuế nhập khẩu, thuế GTGT
Thời hạn khai tờ khaiSau khi hàng tập kết tại địa điểm quy địnhTrước hoặc trong 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu
Bước kết thúc quy trìnhXác nhận thực xuất sau khi hàng lên phương tiện vận tảiThông quan và lấy hàng khỏi khu vực giám sát hải quan
Căn cứ pháp lýĐiều 28 Luật Thương mại 2005, Điều 32 Luật Hải quan 2014Điều 28 Luật Thương mại 2005, Điều 25 Luật Hải quan 2014

9. Ví Dụ Thực Tế Về Thủ Tục Xuất Nhập Khẩu

Một doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ nội thất tại Việt Nam nhập khẩu gỗ nguyên liệu từ châu Phi (thủ tục nhập khẩu), sau khi gia công thành sản phẩm hoàn thiện, doanh nghiệp xuất khẩu thành phẩm sang thị trường Mỹ (thủ tục xuất khẩu). Cả hai chiều hàng hóa đều phải trải qua quy trình chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan và hoàn thành nghĩa vụ thuế tương ứng, dù bản chất thủ tục ở hai chiều có một số khác biệt về thời hạn và loại thuế áp dụng.

10. Những Lỗi Doanh Nghiệp Thường Gặp Khi Làm Thủ Tục Xuất Nhập Khẩu

Lỗi phổ biến nhất khi làm thủ tục xuất nhập khẩu là chưa kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi ký hợp đồng, thiếu giấy phép chuyên ngành hoặc chọn sai loại hình xuất nhập khẩu.

Lỗi thường gặpHậu quảCách khắc phục
Không kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi ký hợp đồngKý hợp đồng với mặt hàng thuộc diện cấm/hạn chế, không thể thực hiện giao dịchTra cứu chính sách mặt hàng trước khi đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương
Thiếu giấy phép chuyên ngànhHàng bị giữ tại cảng, không thể thông quan đúng hạnXác định mặt hàng có cần giấy phép chuyên ngành và xin phép trước khi hàng về
Chọn sai loại hình xuất nhập khẩuKhông được áp dụng ưu đãi thuế hoặc phải khai báo lại theo loại hình đúngXác định rõ mục đích giao dịch (kinh doanh, gia công, tại chỗ…) trước khi khai báo
Chứng từ không khớp giữa các bênBị chuyển luồng vàng/đỏ, kéo dài thời gian thông quanĐối chiếu kỹ Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading trước khi khai báo

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp ký hợp đồng nhập khẩu thiết bị y tế nhưng chưa xin giấy phép nhập khẩu chuyên ngành từ Bộ Y tế, dẫn đến lô hàng bị giữ tại cảng hơn hai tuần để hoàn thiện thủ tục xin phép bổ sung.

11. Quy Định Pháp Luật Về Thủ Tục Xuất Nhập Khẩu

Thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam hiện được điều chỉnh trực tiếp bởi Luật Thương mại số 36/2005/QH11, Luật Hải quan số 54/2014/QH13, Nghị định 08/2015/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính, mới nhất là Thông tư 121/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 1/2/2026.

12. Câu Hỏi Thường Gặp Về Thủ Tục Xuất Nhập Khẩu (FAQ)

Doanh nghiệp mới thành lập có được xuất nhập khẩu ngay không?
Có. Doanh nghiệp thành lập hợp pháp tại Việt Nam được quyền xuất nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh, trừ hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế.

Thủ tục xuất khẩu và nhập khẩu có giống nhau không?
Về cơ bản đều gồm các bước chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan và hoàn thành nghĩa vụ thuế, nhưng khác nhau về thời hạn khai báo, loại thuế áp dụng và bước xác nhận cuối quy trình.

Xuất nhập khẩu tiểu ngạch có hợp pháp không?
Có, nhưng chỉ áp dụng cho một số cửa khẩu phụ, lối mở biên giới theo quy định riêng, thường giới hạn về giá trị và loại hàng hóa so với xuất nhập khẩu chính ngạch.

Cá nhân có được đứng tên làm thủ tục xuất nhập khẩu không?
Cá nhân có thể thực hiện một số giao dịch xuất nhập khẩu phi mậu dịch với định mức miễn thuế nhất định, nhưng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thường xuyên cần thực hiện qua doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh.

Thủ tục xuất nhập khẩu ủy thác hoạt động như thế nào?
Doanh nghiệp có nhu cầu ủy thác cho một công ty xuất nhập khẩu chuyên nghiệp đứng tên trên hợp đồng ngoại thương và thực hiện thủ tục hải quan thay, dựa trên hợp đồng ủy thác giữa hai bên.

Mất bao lâu để hoàn thành thủ tục xuất nhập khẩu một lô hàng?
Với luồng xanh, thời gian thông quan chỉ vài giờ; luồng vàng khoảng 1 ngày; luồng đỏ có thể kéo dài 2-3 ngày do phải kiểm tra thực tế hàng hóa.

Hàng hóa nào không được phép xuất nhập khẩu?
Hàng hóa thuộc danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu theo quy định pháp luật hiện hành, hoặc hàng hóa giả mạo xuất xứ, gây nguy hại đến an ninh, môi trường.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lần đầu làm thủ tục xuất nhập khẩu?
Doanh nghiệp nên xác định đúng loại hình xuất nhập khẩu, kiểm tra kỹ chính sách mặt hàng, chuẩn bị đầy đủ chứng từ và làm việc với đơn vị logistics có kinh nghiệm để tránh sai sót trong lần đầu thực hiện.

3W Logistics – Đồng Hành Cùng Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khẩu

Thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu đòi hỏi doanh nghiệp nắm rõ điều kiện, loại hình và quy trình phù hợp với từng lô hàng. 3W Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp xử lý toàn bộ thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu nhanh chóng, đúng quy định.

  • Tư vấn loại hình và điều kiện xuất nhập khẩu: hỗ trợ doanh nghiệp xác định đúng loại hình phù hợp và điều kiện cần đáp ứng trước khi giao dịch.
  • Xử lý chứng từ và khai báo hải quan chuyên nghiệp: đội ngũ giàu kinh nghiệm xử lý cả quy trình xuất khẩu và nhập khẩu, hạn chế tối đa sai sót.
  • Mạng lưới vận chuyển toàn cầu: kết hợp năng lực vận tải biển, hàng không và đường bộ, hỗ trợ thủ tục xuất nhập khẩu đồng bộ từ đầu đến cuối.

Doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, vui lòng liên hệ ngay với 3W Logistics để nhận tư vấn giải pháp phù hợp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Trụ sở chính – 3W Logistics CN Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 34 Bạch Đằng, phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM
Hotline: +84 28 3535 0087

3W Logistics CN Hà Nội
Địa chỉ: 81A Trần Quốc Toản, phường Cửa Nam, Hà Nội
Hotline: + 84 24 3202 0482

3W Logistics CN Hải Phòng
Địa chỉ: 8A Lô 28 Lê Hồng Phong, phường Gia Viên, Hải Phòng
Hotline: + 84 225 355 5939

3W LOGISTICS CO., LTD – We here serve you there!
Email: info@3w-logistics.com
Website: www.3w-logistics.com