Quy trình thủ tục xuất khẩu gạo mới nhất

Cơ Sở Pháp Lý Cần Biết Khi Làm Thủ Tục Xuất Khẩu Gạo

Trước khi bắt tay vào thực hiện quy trình thủ tục xuất khẩu gạo, doanh nghiệp cần nắm vững hệ thống văn bản pháp luật hiện hành điều chỉnh hoạt động này. Khung pháp lý cho xuất khẩu gạo tại Việt Nam được xây dựng trên nền tảng cốt lõi là Nghị định 107/2018/NĐ-CP ngày 15/8/2018 của Chính phủ về kinh doanh xuất khẩu gạo, văn bản quy định toàn diện về điều kiện kinh doanh, quyền và nghĩa vụ của thương nhân.

Ngày 01/01/2025, Chính phủ tiếp tục ban hành Nghị định 01/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 107/2018/NĐ-CP, bổ sung thêm các quy định về quyền kinh doanh xuất khẩu gạo và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/3/2025. Về cấp độ thông tư, Thông tư 35/2025/TT-BCT ngày 02/06/2025 tiếp tục sửa đổi, bổ sung Thông tư 30/2018/TT-BCT, văn bản hướng dẫn chi tiết thi hành Nghị định 107 và có hiệu lực từ ngày 18/7/2025.

Hình ảnh hoạt động xuất khẩu gạo

Đáng chú ý, theo quy định mới, thương nhân có Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo chỉ được ủy thác xuất khẩu hoặc nhận ủy thác xuất khẩu từ thương nhân cũng có Giấy chứng nhận tương tự. Ngoài ra, gạo không chỉ là mặt hàng nông sản thông thường mà còn là mặt hàng chiến lược gắn trực tiếp với an ninh lương thực quốc gia, do đó việc nắm chắc và cập nhật liên tục các quy định pháp lý là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và vận hành xuất khẩu bền vững.

Các bước triển khai quy trình xuất khẩu gạo

Để hoàn tất thủ tục xuất khẩu gạo tại Việt Nam, doanh nghiệp cần tuân thủ một quy trình chặt chẽ gồm 5 bước bắt buộc, từ xin cấp phép kinh doanh, đăng ký hợp đồng với VFA, kiểm định chất lượng, khai báo hải quan cho đến thông quan và vận chuyển hàng hóa ra cảng. Việc nắm vững từng bước không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn rút ngắn thời gian thông quan, tối ưu chi phí logistics và bảo đảm uy tín với đối tác nước ngoài.

Bước 1: Xin giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo

Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo do Bộ Công Thương cấp là điều kiện tiên quyết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có trước khi thực hiện bất kỳ lô hàng nào ra thị trường quốc tế.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cần đáp ứng hai tiêu chí cơ sở hạ tầng tối thiểu: sở hữu ít nhất một kho chuyên dùng với sức chứa từ 5.000 tấn lúa trở lên và một cơ sở xay xát có công suất tối thiểu 10 tấn lúa/giờ. Riêng các dòng sản phẩm đặc thù như gạo hữu cơ, gạo đồ và gạo tăng cường vi chất dinh dưỡng có thể được miễn yêu cầu này nếu đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn chuyên ngành riêng biệt.

Bước 2: Ký kết và đăng ký hợp đồng xuất khẩu gạo với VFA

Sau khi ký hợp đồng thương mại với đối tác nước ngoài, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký hợp đồng đó với Hiệp hội Lương thực Việt Nam (VFA) trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày ký — đây là quy định mang tính bắt buộc nhằm kiểm soát sản lượng xuất khẩu quốc gia. Hồ sơ đăng ký gồm văn bản đề nghị, bản sao hợp đồng và báo cáo lượng thóc gạo hiện có tại kho. Việc trễ hạn đăng ký không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ thông quan mà còn có thể dẫn đến xử phạt hành chính, gây chậm trễ toàn bộ lô hàng.

Bước 3: Kiểm định chất lượng và hoàn thiện chứng từ kỹ thuật

Đây là bước có mật độ chứng từ cao nhất trong toàn bộ quy trình xuất khẩu gạo, đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị song song nhiều loại giấy tờ kỹ thuật. Hàng hóa cần được đóng gói và dán nhãn (Shipping Mark) theo đúng yêu cầu của nước nhập khẩu, đồng thời phải có đủ ba chứng nhận cốt lõi:

• Kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) xác nhận hàng không nhiễm dịch bệnh.
• Chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) thực hiện ngay sau khi đóng container để phòng ngừa mối mọt.
• Chứng nhận xuất xứ (C/O) theo đúng mẫu phù hợp với thị trường đích (Form B, Form E, Form AK, EUR.1…) giúp người mua được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do.

Bước 4: Khai báo hải quan xuất khẩu gạo qua hệ thống VNACCS

Tờ khai hải quan xuất khẩu được thực hiện điện tử thông qua phần mềm ECUS hoặc hệ thống VNACCS, yêu cầu doanh nghiệp khai báo chính xác và đầy đủ bộ chứng từ gồm: tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), hợp đồng thương mại (Sales Contract), Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo và Giấy xác nhận đăng ký hợp đồng của VFA. Bất kỳ sai sót nào trong khâu khai báo đều có thể khiến lô hàng bị chuyển sang luồng kiểm tra, kéo dài thời gian thông quan và phát sinh chi phí lưu container tại cảng.

Bước 5: Thông quan, Phân luồng hải quan và vận chuyển hàng hóa

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống hải quan sẽ tự động phân luồng kiểm tra: Luồng Xanh cho phép thông quan ngay lập tức, Luồng Vàng yêu cầu kiểm tra toàn bộ hồ sơ giấy tờ, và Luồng Đỏ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng. Kết quả phân luồng phụ thuộc nhiều vào lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp và mức độ chính xác của hồ sơ khai báo. Sau khi hàng được xếp lên tàu và cấp vận đơn (Bill of Lading), doanh nghiệp tiến hành thanh lý tờ khai tại cảng để chính thức hoàn tất thủ tục xuất khẩu theo quy định.

Hoạt động thu hoạch gạo để xuất khẩu

Mã HS Code gạo xuất khẩu và chính sách thuế áp dụng

Xác định đúng mã HS Code gạo xuất khẩu là bước nền tảng trong toàn bộ quy trình thông quan, sai mã đồng nghĩa với khai báo sai thuế suất, rủi ro bị phạt hoặc tạm giữ hàng tại cảng. Mã HS Code gạo xuất khẩu thuộc Chương 10 — Ngũ cốc, nhóm 1006, nhưng mã 8 số cụ thể sẽ khác nhau tuỳ theo loại gạo, mức độ xay xát và tỷ lệ tấm. Nắm rõ từng phân nhóm mã HS cùng mức thuế VAT và thuế xuất khẩu hiện hành giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và đảm bảo khai báo hải quan chính xác ngay từ đầu.

Bảng phân loại mã HS Code gạo xuất khẩu

Trong biểu thuế xuất nhập khẩu, mã HS của gạo thuộc Phần II — Các sản phẩm thực vật, Chương 10 — Ngũ cốc, nhóm 1006 (Lúa gạo). Tuy nhiên để khai báo hải quan hợp lệ, doanh nghiệp cần xác định đúng đến cấp 8 chữ số theo Biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam hiện hành (Thông tư 31/2022/TT-BTC).

Dưới đây là bảng phân loại mã HS thường gặp nhất khi xuất khẩu gạo:

Lưu ý thực tế: Mã HS 6 số là chuẩn quốc tế thống nhất toàn cầu do Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) quy định — ví dụ 1006.30 là mã của gạo đã xay, dùng chung tại mọi quốc gia. Tại Việt Nam, hệ thống mã HS được mở rộng lên 8 chữ số theo Thông tư 31/2022/TT-BTC để phân loại chi tiết hơn phục vụ tính thuế và kiểm tra hàng hóa.

Thuế xuất khẩu gạo hiện hành VAT và Thuế Xuất Khẩu

Đây là nội dung được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất khi bắt đầu làm thủ tục, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành và lợi nhuận lô hàng.

Khi xuất khẩu gạo, doanh nghiệp cần nộp 2 khoản thuế: thuế VAT và thuế xuất khẩu. Cụ thể, thuế VAT đối với hàng xuất khẩu, bao gồm gạo là 0% theo quy định hiện hành. Thuế xuất khẩu đối với gạo hiện nay cũng là 0%.

Biểu thuế xuất khẩu 2025 theo Nghị định 144/2024/NĐ-CP áp dụng mức thuế suất ưu đãi cho hầu hết các loại gạo nhằm thúc đẩy kim ngạch xuất khẩu đạt mục tiêu 7–8 triệu tấn/năm theo kế hoạch của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

Phân tích chuyên sâu: Mức thuế 0% không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được miễn toàn bộ nghĩa vụ tài chính. Doanh nghiệp vẫn cần hoàn thuế VAT đầu vào đúng quy trình và lưu ý rằng các thuế suất áp dụng có thể thay đổi tuỳ thuộc vào thị trường nhập khẩu và các hiệp định thương mại quốc tế mà Việt Nam tham gia, đặc biệt là khi xuất sang các thị trường ngoài ASEAN hoặc CPTPP.

Cách xác định đúng mã HS Code gạo

Sai mã HS Code khi xuất khẩu gạo là một trong những lỗi phổ biến nhất, dẫn đến bị phạt hành chính, phải khai bổ sung tờ khai, thậm chí bị tạm giữ lô hàng. Để xác định đúng mã, doanh nghiệp cần căn cứ vào 3 yếu tố kỹ thuật chính:

1. Trạng thái xay xát của gạo Gạo chưa xay (thóc), gạo lứt, gạo xát sơ bộ hay xát toàn bộ sẽ rơi vào các phân nhóm HS khác nhau trong nhóm 1006. Đây là yếu tố phân loại quan trọng nhất.

2. Tỷ lệ tấm Gạo 5% tấm, 15% tấm hay 25% tấm có thể dẫn đến các mã 8 số khác nhau — đặc biệt trong nhóm 10063091 và 10063099.

3. Đặc tính giống gạo Gạo thơm Jasmine, gạo Japonica, gạo ST25 hay gạo tẻ thông thường cần được đối chiếu kỹ với catalogue sản phẩm và tài liệu kỹ thuật. Theo quy định hiện hành, việc áp mã HS cho sản phẩm phải dựa trên catalogue, tài liệu kỹ thuật (nếu có) hoặc kết quả giám định tại Cục Kiểm định hải quan.

Công cụ tra cứu chính thống:

• Hệ thống tra cứu mã HS của Tổng cục Hải quan Việt Nam
• Biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam theo Thông tư 31/2022/TT-BTC
• Yêu cầu phân loại trước (advance ruling) tại Cục Kiểm định hải quan nếu còn nghi ngờ

Để xuất khẩu gạo thuận lợi, hãy để 3W Logistics đồng hành cùng bạn

Thủ tục xuất khẩu gạo đòi hỏi sự chính xác từng bước, từ kiểm dịch thực vật, hun trùng, cho đến khai báo hải quan và vận tải quốc tế. Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến hàng bị giữ cảng, mất hợp đồng, hoặc phát sinh chi phí không đáng có.

3W Logistics có đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu về quy trình xuất khẩu gạo sang các thị trường khó tính như Philippines, Indonesia, châu Phi và EU. Chúng tôi hỗ trợ toàn trình, từ tư vấn hồ sơ, làm thủ tục hải quan, vận tải đường biển cho đến giao hàng đúng hạn tại cảng đích.