Quy trình thủ tục xuất khẩu cà phê | Các rủi ro cần lưu ý

Quy trình thủ tục xuất khẩu cà phê của Việt Nam đang bước vào giai đoạn thử thách lớn nhất trong nhiều năm trở lại đây, khi Quy định chống phá rừng của Liên minh châu Âu (EUDR – Regulation EU 2023/1115) chính thức có hiệu lực bắt buộc từ ngày 30/12/2026 đối với doanh nghiệp lớn và vừa, doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ có thêm 6 tháng chuẩn bị.

Là quốc gia sản xuất cà phê đứng thứ hai thế giới với 31,7 triệu bao trong niên vụ 2025/2026 (chiếm 18% sản lượng toàn cầu, chỉ sau Brazil), trong đó EU tiêu thụ tới 40-50% kim ngạch xuất khẩu cà phê hàng năm của Việt Nam, thủ tục xuất khẩu cà phê hiện nay không còn đơn thuần là vấn đề mã HS, thuế quan hay kiểm dịch thực vật, mà còn đòi hỏi doanh nghiệp xây dựng toàn bộ hệ thống truy xuất nguồn gốc, dữ liệu vùng trồng để đáp ứng các thị trường có tiêu chuẩn ngày càng khắt khe.

Bài viết dưới đây tổng hợp toàn bộ căn cứ pháp lý, mã HS, chính sách thuế, quy trình, chi phí và rủi ro thường gặp trong thủ tục xuất khẩu cà phê, cập nhật theo quy định hiện hành mới nhất.

1. Vị thế và các thị trường xuất khẩu cà phê chính của Việt Nam

Cà phê Việt Nam – chủ yếu là robusta và một phần arabica – được trồng tập trung tại Tây Nguyên (Đắk Lắk, Lâm Đồng, Đắk Nông, Gia Lai), xuất khẩu đi hơn 80 quốc gia và vùng lãnh thổ. Bên cạnh EU, các thị trường lớn khác gồm Mỹ, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc và khu vực ASEAN, mỗi nơi có yêu cầu riêng về kiểm dịch, an toàn thực phẩm và truy xuất nguồn gốc trong thủ tục xuất khẩu cà phê.

Cà phê xuất khẩu tồn tại ở nhiều phân khúc: cà phê nhân xanh (robusta, arabica) chiếm tỷ trọng lớn nhất, cà phê rang xay nguyên hạt/xay bột và cà phê hòa tan – nhóm sản phẩm vừa được EU chính thức bổ sung vào danh mục hàng hóa chịu sự điều chỉnh của EUDR bên cạnh cà phê nhân truyền thống.

2. Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục xuất khẩu cà phê

Điểm mới quan trọng nhất hiện nay: EUDR yêu cầu mọi lô hàng cà phê xuất khẩu vào EU phải chứng minh “không phá rừng” (deforestation-free) sau ngày 31/12/2020, kèm theo Tuyên bố trách nhiệm giải trình (Due Diligence Statement – DDS) và dữ liệu định vị vùng trồng: tọa độ đa giác (polygon) với diện tích trên 4ha, tọa độ điểm với diện tích dưới 4ha. Nguyên tắc cốt lõi là chỉ những lô hàng đáp ứng đầy đủ yêu cầu về dữ liệu mới đủ điều kiện xuất khẩu vào EU – doanh nghiệp không thể thu mua các lô hàng chưa rõ ràng về nguồn gốc để đưa vào thị trường này. Đây là quy định về dữ liệu và quản trị chuỗi cung ứng, không liên quan đến mở cửa thị trường hay chất lượng sản phẩm.

3. Điều kiện đối với doanh nghiệp xuất khẩu cà phê

4. Mã HS và thuế xuất khẩu cà phê

Cà phê thuộc Chương 09 – “Cà phê, chè, chè Paragoay và các loại gia vị”, nhóm 09.01 dành cho cà phê nhân, trong khi cà phê hòa tan thuộc nhóm 21.01. Xác định đúng mã HS là yêu cầu bắt buộc trong thủ tục xuất khẩu cà phê, vì nhiều thị trường (đặc biệt Trung Quốc) quản lý chi tiết đến 10-13 số theo mã CIQ.

Lưu ý thực tế: Thuế xuất khẩu cà phê tại Việt Nam hiện là 0% với hầu hết các mã HS, được nhà nước khuyến khích xuất khẩu như một mặt hàng nông sản chiến lược. Riêng thị trường Mỹ, doanh nghiệp cần lưu ý thêm mức thuế đối ứng chung mà Mỹ áp dụng với hàng hóa Việt Nam (khoảng 20% từ 07/8/2025) khi tính toán giá bán, dù cà phê không phải mặt hàng bị áp thuế chống bán phá giá riêng như một số nông sản khác.

5. Yêu cầu riêng theo từng thị trường xuất khẩu cà phê

6. Bộ hồ sơ chứng từ trong thủ tục xuất khẩu cà phê

7. Quy trình thủ tục xuất khẩu cà phê

Bước 1: Xây dựng dữ liệu truy xuất nguồn gốc vùng trồng

Doanh nghiệp phối hợp với nông hộ, hợp tác xã thu thập tọa độ GPS vùng trồng, xác nhận tính hợp pháp của đất canh tác – đây là bước nền tảng và cấp bách nhất hiện nay trong thủ tục xuất khẩu cà phê, đặc biệt với doanh nghiệp có kế hoạch xuất khẩu sang EU.

Kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng cà phê đầu ra phù hợp với thị trường cần xuất khẩu.

Bước 2: Xác định loại sản phẩm và đăng ký mã số xuất khẩu (nếu cần)

Với cà phê chế biến (rang xay, hòa tan) xuất khẩu sang Trung Quốc, doanh nghiệp đăng ký mã số trên hệ thống CIFER của GACC theo Nghị định 280; cà phê nhân đăng ký qua hồ sơ gửi Cục Bảo vệ thực vật.

Bước 3: Ký hợp đồng và sản xuất, đóng gói theo đơn hàng

Sau khi có đầy đủ hồ sơ cần thiết, doanh nghiệp ký hợp đồng thương mại, sản xuất, đóng gói cà phê theo quy cách đã thống nhất với nhà nhập khẩu.

Bước 4: Đăng ký kiểm dịch thực vật và hun trùng

Với cà phê nhân dạng nguyên liệu thô, doanh nghiệp đăng ký kiểm dịch để được cấp Phytosanitary Certificate; sau khi đóng container, thực hiện hun trùng để phòng ngừa côn trùng gây hại trong suốt hành trình.

Bước 5: Nộp Tuyên bố trách nhiệm giải trình (với thị trường EU)

Doanh nghiệp nộp DDS kèm dữ liệu định vị vùng trồng qua hệ thống thông tin của EU trước khi lô hàng cà phê được phép thông quan tại các cảng châu Âu.

Bước 6: Hoàn thiện bộ chứng từ và khai báo hải quan xuất khẩu

Doanh nghiệp hoặc đơn vị forwarder chuẩn bị Invoice, Packing List, khai tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS, đính kèm chứng nhận kiểm dịch, mã số đăng ký xuất khẩu (nếu có) và C/O phù hợp với thị trường đến.

Bước 7: Vận chuyển và thông quan nhập khẩu tại nước đến

Sau khi tờ khai được thông quan, hàng được giao cho hãng vận chuyển đường biển (phổ biến nhất), đường bộ qua cửa khẩu biên giới (với Trung Quốc) hoặc đường hàng không với lô hàng nhỏ, giá trị cao.

8. Rủi ro thường gặp trong thủ tục xuất khẩu cà phê

9. FAQ – Câu hỏi thường gặp về thủ tục xuất khẩu cà phê

Câu hỏi 1: EUDR ảnh hưởng thế nào đến thủ tục xuất khẩu cà phê sang EU?

Từ ngày 30/12/2026, mọi lô hàng cà phê (bao gồm cả cà phê hòa tan vừa được bổ sung) xuất khẩu vào EU phải kèm theo Tuyên bố trách nhiệm giải trình (DDS) và dữ liệu định vị vùng trồng, chứng minh không liên quan đến đất rừng bị phá sau ngày 31/12/2020.

Câu hỏi 2: Doanh nghiệp nhỏ có được gia hạn thêm thời gian chuẩn bị EUDR không?

Có. Doanh nghiệp lớn và vừa phải tuân thủ từ 30/12/2026, trong khi doanh nghiệp siêu nhỏ và nhỏ có thêm 6 tháng chuẩn bị, tuy nhiên đây vẫn là khoảng thời gian rất ngắn nên cần bắt tay xây dựng hệ thống dữ liệu ngay từ bây giờ.

Câu hỏi 3: Thuế xuất khẩu cà phê tại Việt Nam hiện nay là bao nhiêu?

Cà phê các loại (mã HS thuộc nhóm 0901 và 2101) được hưởng mức thuế xuất khẩu 0% tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần lưu ý thêm thuế đối ứng của Mỹ và các yêu cầu riêng của từng thị trường khi tính toán tổng chi phí.

Câu hỏi 4: Cà phê nhân và cà phê chế biến có cùng thủ tục đăng ký xuất khẩu sang Trung Quốc không?

Không hoàn toàn giống nhau. Cà phê nhân chưa rang thường đăng ký qua hồ sơ gửi Cục Bảo vệ thực vật, trong khi cà phê rang xay, cà phê hòa tan thuộc nhóm thực phẩm chế biến, phải đăng ký trên hệ thống CIFER theo Nghị định 280 của GACC.

3W Logistics hỗ trợ thủ tục xuất khẩu cà phê như thế nào?

Là công ty giao nhận vận tải có đăng ký OTI-NVOCC với FMC bond tại Mỹ, sở hữu SCAC Code để tự khai báo AMS/ISF trực tiếp, cùng kinh nghiệm xử lý hàng nông sản xuất khẩu đi đa dạng thị trường, 3W Logistics cung cấp dịch vụ trọn gói cho doanh nghiệp về thủ tục xuất khẩu cà phê – từ tư vấn đáp ứng EUDR, đăng ký mã số xuất khẩu đến khi hàng thông quan tại nước nhập khẩu.

• Tư vấn cập nhật EUDR và các quy định mới từ EU, GACC: Hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, dữ liệu phù hợp với cơ chế quản lý mới, giảm thiểu rủi ro gián đoạn xuất khẩu.
• Hỗ trợ kết nối xin Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật và hun trùng: Phối hợp với cơ quan kiểm dịch thực vật để lô hàng cà phê được lấy mẫu, kiểm tra và cấp chứng nhận đúng thời hạn.
• Đối chiếu mã HS/mã CIQ chính xác theo từng loại cà phê và thị trường: Hỗ trợ doanh nghiệp phân loại đúng cà phê nhân, rang xay, hòa tan để khai báo chính xác ngay từ đầu.
• Book tàu và vận chuyển đa phương thức: Sắp xếp vận chuyển đường biển, đường bộ hoặc đường hàng không tùy khối lượng và loại cà phê, đến các điểm đến trên toàn cầu.
• Khai báo hải quan điện tử (VNACCS) và thủ tục thông quan tại nước đến: Đội ngũ khai báo hải quan chuyên nghiệp xử lý tờ khai xuất khẩu, đối chiếu mã HS; với tư cách OTI-NVOCC có FMC và SCAC Code, 3W Logistics tự phát hành House Bill of Lading (HBL) và tự file AMS/ISF trực tiếp cho các lô hàng đi Mỹ.

Vì sao nên chọn 3W Logistics cho tuyến xuất khẩu cà phê: Khác với nhiều đơn vị forwarder trung gian, 3W Logistics là OTI-NVOCC có bond và chứng nhận FMC trực tiếp tại Mỹ, sở hữu SCAC Code cho phép tự file AMS/ISF – giúp rút ngắn thời gian xử lý chứng từ và giảm rủi ro chậm trễ cho toàn bộ danh mục hàng nông sản. Với hệ thống văn phòng tại TP.HCM, Hà Nội và Hải Phòng cùng đội ngũ luôn cập nhật sát các thay đổi chính sách từ EU, GACC và Mỹ, 3W Logistics là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp muốn đảm bảo lô hàng cà phê thông quan đúng hạn, đúng chuẩn trong bối cảnh quy định quốc tế ngày càng khắt khe. – Ms. Apple, CCO 3W Logistics

Trụ sở chính – 3W Logistics CN Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 34 Bạch Đằng, phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM
Hotline: +84 28 3535 0087
____________________________
3W Logistics CN Hà Nội
Địa chỉ: 81A Trần Quốc Toản, phường Cửa Nam, Hà Nội
Hotline: +84 24 3202 0482
____________________________
3W Logistics CN Hải Phòng
Địa chỉ: 8A Lô 28 Lê Hồng Phong, phường Gia Viên, Hải Phòng
Hotline: +84 225 355 5939
____________________________
3W LOGISTICS CO., LTD – We here serve you there!
Email: info@3w-logistics.com
Website: www.3w-logistics.com

Ms. Apple (CCO)

Ms. Apple là CCO (Giám đốc Kinh doanh) tại 3W Logistics, có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sales và điều hành hoạt động kinh doanh.

Tại 3W Logistics, Ms. Apple phụ trách định hướng chiến lược kinh doanh, phát triển khách hàng doanh nghiệp, quản lý đội ngũ hơn 50 nhân viên sales và tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực logistics.

Với kinh nghiệm thực tế trong quản lý sales và phát triển thị trường, Ms. Apple thường chia sẻ các góc nhìn chuyên môn về giải pháp logistics cho doanh nghiệp, vận tải quốc tế, freight forwarding, quản lý khách hàng, phát triển tuyến dịch vụ và chiến lược tăng trưởng trong ngành logistics.