Công bố hợp quy là thủ tục pháp lý bắt buộc mà mọi tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa thuộc nhóm 2 (hàng hóa có khả năng gây mất an toàn) phải thực hiện trước khi đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam. Đây không đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn là cam kết pháp lý rằng sản phẩm đáp ứng đầy đủ quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) tương ứng, chịu sự giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và chịu trách nhiệm hoàn toàn trước người tiêu dùng.
Nhiều doanh nghiệp nhập khẩu bỏ qua hoặc thực hiện sai thủ tục công bố hợp quy, dẫn đến hàng bị giữ tại cảng, phạt hành chính, thậm chí bị tiêu hủy lô hàng – thiệt hại có thể lên tới hàng trăm triệu đồng cho một container. Theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP, vi phạm quy định kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa nhập khẩu có thể bị xử phạt từ 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng và buộc tái xuất hoặc tiêu hủy hàng hóa.
Bài viết này 3W Logistics tổng hợp đầy đủ kiến thức và hướng dẫn chi tiết về quy trình công bố hợp quy áp dụng từ năm 2025 đến nay – bao gồm khung pháp lý cập nhật nhất (Thông tư 14/2026/TT-BKHCN, Nghị định 22/2026/NĐ-CP), danh sách sản phẩm bắt buộc, hồ sơ cần chuẩn bị, quy trình từng bước và chi phí thực tế – từ góc nhìn của đơn vị forwarder có hơn 10 năm kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp nhập khẩu.
1. Công bố hợp quy là gì?
Công bố hợp quy là hoạt động bắt buộc của tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc nhập khẩu sản phẩm, hàng hóa nhóm 2, theo đó tổ chức/cá nhân đó tự cam kết và chịu trách nhiệm về việc sản phẩm, hàng hóa của mình phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) tương ứng, sau đó đăng ký bản cam kết này với cơ quan quản lý chuyên ngành.
Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 14/2026/TT-BKHCN (ngày 09/4/2026, hiệu lực 25/5/2026) và Nghị định 22/2026/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật:
Công bố hợp quy là hoạt động bắt buộc; kết quả công bố hợp quy là cam kết của tổ chức, cá nhân về sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Tổ chức, cá nhân hoàn toàn chịu trách nhiệm về kết quả công bố.
Phân biệt: Công bố hợp quy, Hợp chuẩn và Chứng nhận hợp quy
| Tiêu chí | Công bố hợp quy | Công bố hợp chuẩn | Chứng nhận hợp quy |
|---|---|---|---|
| Bản chất | Tự công bố + đăng ký với cơ quan nhà nước | Tự công bố với tiêu chuẩn (TCVN/TCCS) | Tổ chức bên thứ ba được chỉ định cấp giấy |
| Tính bắt buộc | Bắt buộc (hàng hóa nhóm 2) | Tự nguyện | Bắt buộc (một số QCVN yêu cầu) |
| Căn cứ pháp lý | QCVN (Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia) | TCVN / tiêu chuẩn cơ sở | QCVN (Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia) |
| Kết quả | Thông báo tiếp nhận từ cơ quan chuyên ngành | Bản công bố do doanh nghiệp phát hành | Giấy chứng nhận hợp quy + dấu CR |
| Dấu hiệu | Dấu hợp quy (dấu CR) | Dấu hợp chuẩn (dấu CS) | Dấu hợp quy (dấu CR) |
Lưu ý quan trọng: Thông báo tiếp nhận bản công bố hợp quy từ cơ quan chuyên ngành chỉ ghi nhận sự cam kết của doanh nghiệp, không có giá trị chứng nhận sản phẩm đạt chất lượng. Trách nhiệm pháp lý hoàn toàn thuộc về tổ chức, cá nhân công bố.
2. Vì sao phải công bố hợp quy cho sản phẩm?
Trong thương mại quốc tế và nội địa, công bố hợp quy đóng vai trò là “hộ chiếu pháp lý” giúp sản phẩm được phép lưu thông trên thị trường Việt Nam. Đây là yêu cầu xuất phát từ cả pháp lý lẫn thực tiễn kinh doanh:
Căn cứ pháp lý bắt buộc
- Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật (Luật số 68/2006/QH11, sửa đổi bổ sung bởi Luật số 35/2018/QH14 và Luật số 70/2025/QH15) – quy định công bố hợp quy là nghĩa vụ bắt buộc đối với hàng hóa nhóm 2.
- Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa (Luật số 05/2007/QH12, sửa đổi bởi Luật số 78/2025/QH15) – xác định hàng hóa nhóm 2 phải được kiểm soát chất lượng trước khi đưa ra thị trường.
- Nghị định 22/2026/NĐ-CP – hướng dẫn chi tiết thi hành quy định về công bố hợp chuẩn, hợp quy.
- Thông tư 14/2026/TT-BKHCN (hiệu lực 25/5/2026) – quy định mới nhất về trình tự, phương thức đánh giá sự phù hợp và mẫu hồ sơ công bố hợp quy.
Hậu quả khi không thực hiện công bố hợp quy sản phẩm
| Vi phạm | Hậu quả pháp lý | Mức phạt tham chiếu |
|---|---|---|
| Không công bố hợp quy trước khi nhập khẩu | Hàng bị giữ tại cảng, không được thông quan | Phạt 10–30 triệu đồng + buộc tái xuất/tiêu hủy (NĐ 128/2020) |
| Gắn dấu CR sai quy định | Bị thu hồi sản phẩm, đình chỉ lưu thông | Phạt đến 40 triệu đồng (Nghị định 119/2017) |
| Hồ sơ công bố không đúng thực tế | Bị rút giấy tiếp nhận, truy cứu trách nhiệm | Xử lý hành chính + bồi thường thiệt hại |
| Sản phẩm không đạt QCVN sau công bố | Thu hồi toàn bộ, phạt nặng, thông báo công khai | Phạt đến 100 triệu đồng (tùy ngành) |
Lưu ý thực tế từ 3W Logistics: Nhiều lô hàng nhập khẩu thực phẩm, đồ điện tử và vật liệu xây dựng bị giữ tại cảng Cát Lái, cảng Hải Phòng do thiếu hoặc chưa hoàn thành hồ sơ công bố hợp quy. Chi phí lưu kho mỗi ngày có thể lên tới 1-5 triệu đồng/container, chưa kể nguy cơ hàng hư hỏng (thực phẩm, hàng lạnh) hoặc phạt chậm giao theo hợp đồng. — Ms. Apple, CCO, 3W Logistics
3. Danh sách các sản phẩm phải làm công bố hợp quy
Theo Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa (Luật số 78/2025/QH15), hàng hóa được phân thành 2 nhóm. Chỉ hàng hóa nhóm 2 – tức hàng hóa có khả năng gây mất an toàn – mới phải thực hiện công bố hợp quy bắt buộc theo các QCVN do Bộ quản lý ngành ban hành. Dưới đây là các nhóm sản phẩm chính:
| Nhóm sản phẩm | Sản phẩm điển hình | Quy chuẩn kỹ thuật | Bộ quản lý | Nơi nộp hồ sơ |
|---|---|---|---|---|
| Thực phẩm & Phụ gia thực phẩm | Sản phẩm dinh dưỡng, thức uống tăng lực, phụ gia thực phẩm, thực phẩm chức năng, thực phẩm tăng cường vi chất | QCVN 6-1, 6-2, 6-3, 11:2012/BYT và các QCVN chuyên biệt; Nghị định 46/2026/NĐ-CP | Bộ Y tế | Cục An toàn thực phẩm (VFA) |
| Thiết bị điện, điện tử, viễn thông | Điện thoại, thiết bị wifi, router, TV, máy tính, thiết bị IoT, bộ sạc, cáp điện, thiết bị viễn thông | QCVN 9:2016/BTTTT; QCVN 18:2014/BTTTT; QCVN 102:2016/BTTTT; TT 15/2023/TT-BTTTT | Bộ TT&TT | Cục Viễn thông |
| Vật liệu xây dựng | Xi măng, kính xây dựng, gạch ceramic/porcelain, ống nhựa PVC, thép xây dựng, vật liệu cách nhiệt, phụ gia bê tông | QCVN 16:2023/BXD; Thông tư 41/2026/TT-BXD (hiệu lực 01/07/2026) | Bộ Xây dựng | Sở Xây dựng tỉnh/TP |
| Phương tiện giao thông & Phụ tùng | Ô tô, xe máy, mũ bảo hiểm, lốp xe, dây an toàn, đèn xe, gương chiếu hậu, phanh ABS | QCVN 41:2019/BGTVT; QCVN 78:2014/BGTVT; và các QCVN chuyên biệt theo loại xe | Bộ GTVT | Cục Đăng kiểm / Sở GTVT |
| Hóa chất, chất tẩy rửa & Phân bón | Chất tẩy rửa sinh hoạt, phân bón vô cơ, phân bón hữu cơ, thuốc bảo vệ thực vật (BVTV) | QCVN 01-195:2022/BNNPTNT (phân bón); Luật Hóa chất 69/2025/QH15; NĐ 24,25,26/2026/NĐ-CP | Bộ NN&PTNT / Bộ Công Thương | Sở Công Thương / Cục Bảo vệ thực vật |
| Thiết bị y tế & Sản phẩm y tế | Khẩu trang y tế, thiết bị đo huyết áp, máy đo đường huyết, thiết bị chẩn đoán hình ảnh, dụng cụ y tế | QCVN 10:2011/BYT; QCVN 12:2011/BYT và các QCVN thiết bị y tế chuyên biệt; Thông tư 23/2024/TT-BYT | Bộ Y tế | Cục Quản lý Dược / Sở Y tế |
| Thức ăn chăn nuôi & Thú y | Thức ăn hỗn hợp hoàn chỉnh, thức ăn bổ sung, premix khoáng – vitamin, chế phẩm thú y | QCVN 01-183:2016/BNNPTNT; QCVN 01-190:2020/BNNPTNT; Nghị định 13/2020/NĐ-CP | Bộ NN&PTNT | Cục Chăn nuôi / Sở NN&PTNT |
| Đồ chơi trẻ em & Sản phẩm dệt may | Đồ chơi trẻ em dưới 14 tuổi, mũ bảo hiểm, trang phục chống cháy, đồ bảo hộ lao động | QCVN 3:2019/BKHCN (đồ chơi); QCVN 22:2012/BKHCN (mũ); Thông tư 06/2016/TT-BKHCN | Bộ KH&CN / Bộ Công Thương | Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tỉnh |
| Xăng dầu & Khí đốt | Xăng, dầu diesel, dầu nhớt, khí LPG, khí tự nhiên CNG, khí biogas | QCVN 1:2015/BKHCN; QCVN 2:2015/BKHCN; QCVN 8:2018/BCT | Bộ KH&CN / Bộ Công Thương | Chi cục TCĐLCL / Sở Công Thương |
Lưu ý: Danh mục trên mang tính đại diện. Doanh nghiệp cần tra cứu chính xác QCVN áp dụng cho từng loại sản phẩm cụ thể tại Cổng thông tin của Bộ quản lý ngành hoặc liên hệ cơ quan chuyên ngành. Một số sản phẩm được miễn công bố hợp quy theo Khoản 2 Điều 48 Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật (sửa đổi 2025) khi đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý chất lượng theo pháp luật chuyên ngành.
4. Các biện pháp công bố hợp quy
Theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN và quy định hiện hành, công bố hợp quy có thể thực hiện dựa trên một trong các biện pháp (phương thức đánh giá sự phù hợp) sau đây. Mỗi biện pháp phù hợp với từng loại sản phẩm và mức độ rủi ro khác nhau:
| Biện pháp | Mô tả | Áp dụng phổ biến cho |
|---|---|---|
| Biện pháp 1: Tự đánh giá (Phương thức 1, 5, 6) | Tổ chức/cá nhân tự thử nghiệm hoặc thuê phòng thử nghiệm được công nhận, tự lập báo cáo đánh giá và nộp hồ sơ đăng ký công bố. Không cần tổ chức chứng nhận bên thứ ba. | Sản phẩm có mức rủi ro trung bình/thấp; hàng trong nước sản xuất ổn định; vật liệu xây dựng nhóm rủi ro thấp/trung bình |
| Biện pháp 2: Chứng nhận hợp quy bởi tổ chức bên thứ ba (Phương thức 3, 4, 7) | Tổ chức chứng nhận hợp quy được Bộ quản lý ngành chỉ định (OCB) tiến hành đánh giá, thử nghiệm, thẩm tra quy trình sản xuất và cấp Giấy chứng nhận hợp quy. Doanh nghiệp dùng kết quả này để đăng ký công bố. | Thiết bị điện/điện tử/viễn thông; thiết bị y tế; phương tiện giao thông; sản phẩm rủi ro cao; hàng nhập khẩu chưa có kết quả đánh giá |
| Biện pháp 3: Dựa trên kết quả giám định (Phương thức 8) | Căn cứ kết quả giám định của tổ chức giám định được công nhận/chỉ định (áp dụng theo từng lô hàng). Phù hợp khi không thể lấy mẫu đại diện theo quy trình thông thường. | Hàng nhập khẩu từng lô; nguyên liệu, bán thành phẩm; hàng hóa đơn chiếc giá trị lớn (thiết bị công nghiệp) |
| Biện pháp 4: Dựa trên kết quả chứng nhận/đánh giá được thừa nhận | Căn cứ kết quả chứng nhận quốc tế được Việt Nam thừa nhận theo các hiệp định song phương/đa phương (MRA), hoặc kết quả đánh giá của tổ chức nước ngoài được chấp nhận theo quy định pháp luật. | Sản phẩm có chứng nhận CE (EU), UL (Mỹ), CCC (Trung Quốc), JIS (Nhật) được thừa nhận theo quy định Việt Nam |
Thực tiễn quan trọng: Phương thức đánh giá cụ thể phải áp dụng theo yêu cầu của từng QCVN tương ứng với sản phẩm. Không phải doanh nghiệp tự chọn phương thức – QCVN quy định rõ phương thức nào được áp dụng. Ví dụ: QCVN 16:2023/BXD yêu cầu phương thức 5 (chứng nhận sản phẩm) với vật liệu xây dựng nhóm rủi ro cao, nhưng cho phép phương thức 1 (tự đánh giá) với nhóm rủi ro trung bình.
5. Những chứng từ và giấy tờ cần chuẩn bị cho thủ tục công bố hợp quy
Hồ sơ thủ tục công bố hợp quy gồm 2 nhóm tài liệu chính: hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và hồ sơ kỹ thuật sản phẩm. Cụ thể theo Thông tư 14/2026/TT-BKHCN:
| Chứng từ / Tài liệu | Lưu ý quan trọng | Áp dụng cho |
|---|---|---|
| Bản đăng ký công bố hợp quy (Mẫu theo Phụ lục IV TT14/2026) | Điền đầy đủ: tên SP, đặc trưng kỹ thuật, QCVN áp dụng, phương thức đánh giá, chữ ký, đóng dấu | Tất cả trường hợp |
| Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp / Giấy phép kinh doanh | Bản sao có công chứng hoặc sao y bản chính; phải còn hiệu lực | Tất cả trường hợp |
| Phiếu kết quả thử nghiệm / Báo cáo tự đánh giá hợp quy (Mẫu Phụ lục V TT14/2026) | Phòng thử nghiệm phải được công nhận ISO/IEC 17025; kết quả không quá 3 năm (tùy QCVN); thử nghiệm tất cả chỉ tiêu theo QCVN | Biện pháp tự đánh giá |
| Giấy chứng nhận hợp quy do tổ chức chứng nhận được chỉ định cấp | Còn hiệu lực; tổ chức cấp phải có trong danh sách chỉ định của Bộ quản lý ngành; ghi rõ QCVN và phạm vi chứng nhận | Biện pháp chứng nhận bên thứ ba |
| Tài liệu kỹ thuật sản phẩm (Technical File / Datasheet) | Mô tả đặc tính kỹ thuật, thông số, công dụng; nếu bằng tiếng nước ngoài phải có bản dịch công chứng tiếng Việt | Hàng nhập khẩu; thiết bị kỹ thuật |
| Hợp đồng mua bán / Commercial Invoice / Packing List | Xác định rõ tên hàng, model, số lượng, nhà sản xuất, nước xuất xứ | Hàng nhập khẩu |
| Mẫu nhãn hàng hóa (đã gắn nhãn phụ tiếng Việt) | Theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP (nhãn hàng hóa, hiệu lực 23/01/2026, thay NĐ 43/2017+111/2021); phải có đầy đủ thông tin bắt buộc bằng tiếng Việt | Tất cả trường hợp (tùy QCVN yêu cầu) |
| Ảnh mẫu sản phẩm (đối với một số lĩnh vực) | Ảnh rõ nét thể hiện sản phẩm, nhãn, dấu hiệu nhận dạng; tùy yêu cầu của từng cơ quan | Đồ chơi, VLXD, thiết bị điện |
| Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện pháp luật) | Có chữ ký người đại diện pháp luật + đóng dấu doanh nghiệp; ghi rõ phạm vi ủy quyền và thời hạn | Khi ủy quyền cho đơn vị khác nộp hồ sơ |
Kinh nghiệm thực tế của 3W Logistics: Đối với hàng nhập khẩu, khâu thử nghiệm mẫu thường chiếm 60 – 70% tổng thời gian làm hồ sơ công bố hợp quy. Doanh nghiệp nên gửi mẫu thử nghiệm trước khi hàng xuất cảng tại nước xuất khẩu (khoảng 30–45 ngày trước ngày ETD dự kiến), đặc biệt với các nhóm hàng như thiết bị điện tử, thực phẩm chức năng, vật liệu xây dựng. Như vậy, khi hàng về đến cảng Việt Nam, hồ sơ đã sẵn sàng để nộp và thủ tục thông quan không bị gián đoạn. — Ms. Apple, CCO, 3W Logistics
6. Quy trình công bố hợp quy đối với hàng trong nước và hàng nhập khẩu
Căn cứ Thông tư 14/2026/TT-BKHCN và quy định chuyên ngành, quy trình công bố hợp quy được thực hiện theo 2 trường hợp như sau:
6.1. Quy trình công bố hợp quy đối với hàng hóa sản xuất trong nước
Bước 1: Xác định QCVN và phương thức đánh giá áp dụng
Tra cứu quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) tương ứng với sản phẩm tại Cổng thông tin của Bộ quản lý ngành. Xác định phương thức đánh giá sự phù hợp bắt buộc theo từng QCVN (ví dụ: phương thức 1 – tự đánh giá, hay phương thức 5 – chứng nhận có giám sát). Đây là bước quan trọng nhất, quyết định toàn bộ lộ trình thực hiện.
Bước 2: Thực hiện đánh giá sự phù hợp
– Nếu tự đánh giá (Biện pháp 1): Lấy mẫu sản phẩm đại diện, gửi thử nghiệm tại phòng thử nghiệm được công nhận VILAS hoặc được chỉ định. Lập Báo cáo tự đánh giá hợp quy theo Mẫu Phụ lục V TT14/2026.
– Nếu chứng nhận bên thứ ba (Biện pháp 2): Liên hệ tổ chức chứng nhận được Bộ chỉ định (ví dụ: QUATEST 1/2/3, QUACERT, TÜV Rheinland, Bureau Veritas, SGS…). Tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá và cấp Giấy chứng nhận hợp quy.
Bước 3: Chuẩn bị và nộp hồ sơ đăng ký công bố hợp quy
Tổng hợp đầy đủ hồ sơ theo danh mục tại Mục 5. Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện hoặc qua Cổng Dịch vụ công trực tuyến đến cơ quan chuyên ngành được phân cấp (tùy ngành: Sở Công Thương, Chi cục TCĐLCL tỉnh, Sở Xây dựng, Sở Y tế…). Lệ phí nộp theo quy định của từng Bộ.
Bước 4: Cơ quan chuyên ngành kiểm tra hồ sơ và tiếp nhận
– Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ: nếu thiếu, cơ quan thông báo văn bản yêu cầu bổ sung.
– Trong vòng 05 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ: cơ quan kiểm tra tính hợp lệ, ban hành Thông báo tiếp nhận bản công bố hợp quy.
– Nếu hồ sơ không hợp lệ: cơ quan ban hành Thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không tiếp nhận.
Bước 5: Gắn dấu hợp quy CR và đưa sản phẩm ra thị trường
Sau khi nhận được Thông báo tiếp nhận, doanh nghiệp được phép gắn dấu hợp quy CR lên sản phẩm/bao bì theo đúng kích thước, tỷ lệ và vị trí quy định tại Phụ lục I TT14/2026. Sản phẩm chính thức được phép lưu thông trên thị trường. Doanh nghiệp có nghĩa vụ duy trì sự phù hợp trong suốt quá trình lưu thông và chịu sự thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước.
6.2. Quy trình công bố hợp quy đối với hàng hóa nhập khẩu
Đối với hàng nhập khẩu, thủ tục công bố hợp quy gắn liền với quy trình kiểm tra nhà nước về chất lượng tại cửa khẩu. Quy trình áp dụng theo từng trường hợp:
Bước 1: Xác định hàng hóa nhóm 2 và QCVN áp dụng
Kiểm tra xem sản phẩm nhập khẩu có thuộc danh mục hàng hóa nhóm 2 bắt buộc công bố hợp quy không. Tra cứu HS code và đối chiếu với danh mục của Bộ quản lý ngành. Xác định cơ quan kiểm tra có thẩm quyền (tùy ngành hàng).
Bước 2: Thực hiện đánh giá sự phù hợp trước khi nhập khẩu (khuyến nghị)
– Trường hợp đã có Giấy chứng nhận hợp quy (từ lần trước hoặc do tổ chức quốc tế được thừa nhận cấp): Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu và đăng ký kiểm tra tại Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNSW).
– Trường hợp chưa có Giấy chứng nhận hợp quy: Lấy mẫu thử nghiệm tại phòng thử nghiệm được công nhận hoặc thuê tổ chức chứng nhận được chỉ định đánh giá. Khuyến nghị thực hiện tại nước xuất khẩu trước khi tàu chạy.
Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký bản công bố hợp quy
Tổ chức, cá nhân nhập khẩu nộp hồ sơ đăng ký bản công bố hợp quy thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNSW) hoặc trực tiếp tại cơ quan kiểm tra chuyên ngành tại cảng/cửa khẩu nhập. Hàng hóa đã đăng ký bản công bố hợp quy: các lần nhập khẩu tiếp theo được sử dụng mã số đăng ký để thực hiện thủ tục kiểm tra, không cần làm lại từ đầu (theo dự thảo Nghị định mới nhất).
Bước 4: Cơ quan kiểm tra xem xét hồ sơ và thông quan
– Hàng đã có Giấy chứng nhận hợp quy: Cơ quan kiểm tra xem xét hồ sơ trong vòng 01 ngày làm việc. Nếu hợp lệ, cấp thông báo thông quan.
– Hàng chưa có Giấy chứng nhận hợp quy: Doanh nghiệp chọn tổ chức đánh giá sự phù hợp được chỉ định. Lấy mẫu tại cảng, gửi thử nghiệm. Thời gian lưu kho chờ kết quả thử nghiệm thường từ 7–30 ngày (tùy loại sản phẩm). Sau khi có kết quả, cơ quan kiểm tra ban hành thông báo và hàng được thông quan.
Bước 5: Hoàn tất hồ sơ, gắn dấu CR và lưu thông hàng hóa
Sau khi hàng hóa được thông quan và đã được tiếp nhận bản công bố hợp quy, doanh nghiệp gắn dấu CR và nhãn phụ tiếng Việt (nếu cần) trước khi đưa hàng vào phân phối. Lưu giữ toàn bộ hồ sơ ít nhất 05 năm để phục vụ thanh tra, kiểm tra.
7. Chi phí và thời gian cho thủ tục công bố hợp quy
Chi phí và thời gian thực hiện thủ tục công bố hợp quy phụ thuộc vào loại sản phẩm, phương thức đánh giá và tổ chức thực hiện. Bảng dưới đây tổng hợp thông tin tham chiếu phổ biến:
| Hạng mục | Chi phí tham chiếu | Thời gian | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Thử nghiệm mẫu tại phòng thử nghiệm | 1.000.000 – 15.000.000 đ/lần (tùy loại sản phẩm và số chỉ tiêu) | 5–20 ngày làm việc | Tùy phòng thử nghiệm; thiết bị phức tạp có thể 30 ngày |
| Dịch vụ chứng nhận hợp quy bởi tổ chức bên thứ ba | 5.000.000 – 30.000.000 đ/lần (bao gồm thử nghiệm + chứng nhận) | 15-45 ngày | QUATEST 1/2/3, SGS, Bureau Veritas, TÜV Rheinland… |
| Lệ phí nộp hồ sơ tại cơ quan chuyên ngành | Phần lớn: 0 đồng (miễn phí theo TT 232/2016/TT-BTC và các TT phí mới); Một số ngành: 50.000-500.000 đ | – | Tra cứu Thông tư phí/lệ phí của Bộ chuyên ngành |
| Thời gian xử lý hồ sơ tại cơ quan | – | 05 ngày làm việc (hồ sơ đầy đủ) | Theo TT14/2026/TT-BKHCN; một số Bộ có thể khác nhau |
| Dịch thuật + công chứng tài liệu nước ngoài | 500.000 – 3.000.000 đ/bộ tài liệu | 3-7 ngày | Áp dụng khi tài liệu kỹ thuật bằng tiếng nước ngoài |
| Tổng thời gian thực tế (trọn gói) | Tổng chi phí: từ 3-50 triệu đồng (tùy độ phức tạp) | 15-60 ngày làm việc (từ gửi mẫu đến có Thông báo tiếp nhận) | Ước tính; thực tế tùy loại sản phẩm và Bộ quản lý ngành |
Mẹo tiết kiệm thời gian: Hiệu lực của Thông báo tiếp nhận bản công bố hợp quy thường gắn với thời hạn của Giấy chứng nhận hợp quy (thường 03 năm với chứng nhận bên thứ ba) hoặc theo thời hạn quy định trong QCVN tương ứng. Sau khi hết hạn, doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá lại và đăng ký bản công bố mới. Việc chuẩn bị sớm, kết hợp đánh giá hợp quy với nhà sản xuất tại nước ngoài giúp rút ngắn đáng kể thời gian tổng thể.
FAQ – Câu hỏi thường gặp về công bố hợp quy sản phẩm
Câu hỏi 1: Công bố hợp quy và chứng nhận hợp quy khác nhau như thế nào? Cần làm cả hai không?
Công bố hợp quy là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc do tổ chức/cá nhân tự cam kết và đăng ký với cơ quan nhà nước. Chứng nhận hợp quy là hoạt động do tổ chức bên thứ ba (tổ chức chứng nhận được chỉ định) thực hiện, cấp Giấy chứng nhận hợp quy. Trong nhiều trường hợp, hai hoạt động này gắn liền với nhau: QCVN yêu cầu doanh nghiệp phải có Giấy chứng nhận hợp quy (từ bên thứ ba) để làm cơ sở đăng ký công bố hợp quy. Tuy nhiên, một số QCVN cho phép tự đánh giá (không cần chứng nhận bên thứ ba) – khi đó doanh nghiệp chỉ cần phiếu kết quả thử nghiệm từ phòng thử nghiệm được công nhận.
Câu hỏi 2: Hàng nhập khẩu đã có chứng nhận CE (châu Âu) hoặc UL (Mỹ) có cần làm công bố hợp quy tại Việt Nam không?
Có. Mặc dù các chứng nhận quốc tế như CE, UL, CCC được thừa nhận một phần, các sản phẩm nhập khẩu thuộc nhóm 2 vẫn phải thực hiện công bố hợp quy tại Việt Nam theo QCVN tương ứng, bởi QCVN của Việt Nam có những yêu cầu kỹ thuật đặc thù riêng không hoàn toàn trùng khớp với tiêu chuẩn CE hay UL.
Trong một số trường hợp, kết quả thử nghiệm từ phòng thử nghiệm quốc tế được các tổ chức chứng nhận Việt Nam chấp nhận làm cơ sở đánh giá – giúp rút ngắn thời gian và giảm chi phí thử nghiệm lại.
Câu hỏi 3: Bản công bố hợp quy có hiệu lực bao lâu? Có cần gia hạn không?
Thông báo tiếp nhận bản công bố hợp quy không có thời hạn cố định trong tất cả các trường hợp – hiệu lực phụ thuộc vào từng QCVN và phương thức đánh giá. Đối với biện pháp chứng nhận bên thứ ba: thời hạn thường bằng thời hạn của Giấy chứng nhận hợp quy (phổ biến là 03 năm).
Đối với biện pháp tự đánh giá: một số QCVN quy định phải đánh giá lại định kỳ (01–03 năm/lần). Khi sản phẩm thay đổi model, tính năng kỹ thuật hoặc nhà sản xuất, doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá mới và đăng ký lại bản công bố hợp quy.
Câu hỏi 4: Doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập có thể tự làm hồ sơ công bố hợp quy không?
Về nguyên tắc, hoàn toàn có thể tự làm. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy hồ sơ thường bị yêu cầu bổ sung 1–3 lần do sai sót về mẫu biểu, thiếu thông tin kỹ thuật hoặc chọn sai QCVN. Đối với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu, 3W Logistics khuyến nghị sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp hoặc forwarder có kinh nghiệm để tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro hàng bị giữ tại cảng. Chi phí thuê tư vấn thường nằm trong khoảng 2–10 triệu đồng/hồ sơ, rất nhỏ so với thiệt hại khi hàng bị giữ tại cảng 30 ngày.
Câu hỏi 5: Sản phẩm được miễn công bố hợp quy trong những trường hợp nào?
Theo Khoản 2 Điều 48 Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật (sửa đổi 2025 bởi Luật số 70/2025/QH15), sản phẩm, hàng hóa được miễn công bố hợp quy khi đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý chất lượng theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
Ngoài ra, một số trường hợp khác như: hàng hóa tạm nhập tái xuất không tiêu thụ tại Việt Nam, hàng mẫu không vì mục đích thương mại, hàng hóa phục vụ mục đích nghiên cứu khoa học… cũng có thể được miễn hoặc áp dụng thủ tục đặc thù. Doanh nghiệp cần tra cứu quy định cụ thể tại từng QCVN và Bộ quản lý ngành.
3W Logistics hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục công bố hợp quy như thế nào?
Với vai trò là đơn vị OTI-NVOCC có FMC Bond tại Mỹ và hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải và giao nhận quốc tế, 3W Logistics hiểu rõ rằng thủ tục công bố hợp quy là một trong những rào cản lớn nhất khiến lô hàng nhập khẩu bị chậm trễ thông quan. Chúng tôi cung cấp giải pháp nhập khẩu trọn gói bao gồm:
- Tư vấn xác định QCVN và phương thức đánh giá: Rà soát HS code, tra cứu danh mục hàng hóa nhóm 2 và xác định chính xác cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ cho từng loại sản phẩm nhập khẩu.
- Hỗ trợ kết nối phòng thử nghiệm và tổ chức chứng nhận: Kết nối với QUATEST 1/2/3, QUACERT, SGS, Bureau Veritas, TÜV Rheinland và các đơn vị thử nghiệm được công nhận VILAS để lấy kết quả nhanh nhất, chi phí tối ưu.
- Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ công bố hợp quy: Chuẩn bị đầy đủ Bản đăng ký công bố hợp quy, Báo cáo tự đánh giá, tài liệu kỹ thuật, nhãn phụ tiếng Việt theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP.
- Nộp hồ sơ và theo dõi tiến độ: Nộp hồ sơ tại cơ quan chuyên ngành, theo dõi và phản hồi bổ sung kịp thời; giảm thiểu thời gian chờ hồ sơ được tiếp nhận.
- Khai báo hải quan điện tử: Phối hợp xử lý khai báo hải quan điện tử đồng thời với quy trình công bố hợp quy, đảm bảo hàng được thông quan ngay khi hồ sơ hợp lệ.
- Vận chuyển đường biển và đường hàng không: Dịch vụ vận tải đường biển FCL/LCL từ cảng xuất khẩu đến các cảng lớn tại Việt Nam (Cát Lái, Hải Phòng, Đà Nẵng), tích hợp xử lý hồ sơ chất lượng tại cảng đến.
Tại sao chọn 3W Logistics cho lô hàng nhập khẩu cần công bố hợp quy?
Chúng tôi không chỉ là đơn vị vận chuyển – chúng tôi là đối tác logistics hiểu sâu thủ tục pháp lý hàng hóa tại Việt Nam. Với kinh nghiệm xử lý hàng trăm lô hàng nhập khẩu mỗi năm thuộc nhiều ngành hàng khác nhau, 3W Logistics giúp doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và giảm thiểu rủi ro hàng bị giữ tại cảng.
Địa chỉ: 34 Bạch Đằng, phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM
Hotline: +84 28 3535 0087
____________________________
3W Logistics CN Hà Nội
Địa chỉ: 81A Trần Quốc Toản, phường Cửa Nam, Hà Nội
Hotline: +84 24 3202 0482
____________________________
3W Logistics CN Hải Phòng
Địa chỉ: 8A Lô 28 Lê Hồng Phong, phường Gia Viên, Hải Phòng
Hotline: +84 225 355 5939
____________________________
3W LOGISTICS CO., LTD – We here serve you there!
Email: info@3w-logistics.com
Website: www.3w-logistics.com
Ms. Apple là CCO (Giám đốc Kinh doanh) tại 3W Logistics, có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sales và điều hành hoạt động kinh doanh.
Tại 3W Logistics, Ms. Apple phụ trách định hướng chiến lược kinh doanh, phát triển khách hàng doanh nghiệp, quản lý đội ngũ hơn 50 nhân viên sales và tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực logistics.
Với kinh nghiệm thực tế trong quản lý sales và phát triển thị trường, Ms. Apple thường chia sẻ các góc nhìn chuyên môn về giải pháp logistics cho doanh nghiệp, vận tải quốc tế, freight forwarding, quản lý khách hàng, phát triển tuyến dịch vụ và chiến lược tăng trưởng trong ngành logistics.
