Proforma Invoice – Hóa đơn chiếu lệ là gì? Chi tiết từ A-Z

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice – PI) là bản chào hàng dưới dạng hóa đơn, do người bán lập trước khi giao hàng để thông báo giá cả, số lượng và điều kiện giao dịch cho người mua. Đây không phải chứng từ thanh toán, không có giá trị kế toán và có thể chỉnh sửa nhiều lần trước khi hai bên chốt hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) chính thức.

Trong thực tế xuất nhập khẩu, nhân viên chứng từ và người mới vào nghề thường nhầm lẫn Proforma Invoice với hóa đơn thương mại hoặc coi đây là một loại hóa đơn tạm tính có thể dùng để thanh toán. Bài viết dưới đây trình bày đầy đủ định nghĩa, đặc điểm, quy trình sử dụng, ví dụ thực tế và căn cứ pháp lý liên quan đến hóa đơn chiếu lệ tại Việt Nam.

1. Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là gì?

Hóa đơn chiếu lệ, tên tiếng Anh là Proforma Invoice (viết tắt PI), là bản dự thảo của hóa đơn thương mại do người bán phát hành trước khi hàng hóa được giao hoặc trước khi hợp đồng chính thức được ký kết. Hóa đơn chiếu lệ liệt kê đầy đủ tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và điều kiện giao hàng dự kiến, nhưng không có giá trị pháp lý để thanh toán hay hạch toán kế toán.

Về bản chất, Proforma Invoice hoạt động như một bản báo giá chính thức hóa dưới hình thức hóa đơn. Người bán dùng chứng từ này để cam kết tạm thời với người mua về nội dung giao dịch, trước khi hai bên tiến tới ký hợp đồng thương mại hoặc phát hành hóa đơn thương mại thật.

Ví dụ thực tế: Một nhà nhập khẩu tại Việt Nam yêu cầu nhà cung cấp Trung Quốc gửi Proforma Invoice cho lô hàng linh kiện điện tử để làm căn cứ xin cấp hạn mức thanh toán quốc tế (L/C) tại ngân hàng, trước khi hàng thực tế được sản xuất và giao đi.

2. Ý nghĩa và vai trò của Proforma Invoice trong xuất nhập khẩu

Proforma Invoice giữ vai trò là cầu nối thông tin giữa người mua và người bán trong giai đoạn đàm phán, giúp hai bên thống nhất giá cả, số lượng và điều kiện giao hàng trước khi ràng buộc pháp lý chính thức. Đây cũng là chứng từ hỗ trợ mở L/C, xin giấy phép nhập khẩu hoặc xin duyệt ngân sách mua hàng.

Cụ thể, hóa đơn chiếu lệ phục vụ các mục đích sau trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đây cũng là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp coi hóa đơn chiếu lệ là bước không thể thiếu trước khi tiến tới ký hợp đồng ngoại thương:

• Làm cơ sở đàm phán: giúp người mua và người bán rà soát, điều chỉnh giá, số lượng trước khi ký hợp đồng chính thức.
• Hỗ trợ mở thư tín dụng (L/C): nhiều ngân hàng yêu cầu Proforma Invoice để làm căn cứ phát hành L/C cho người mua.
• Xin cấp phép nhập khẩu hoặc hạn ngạch: một số quốc gia yêu cầu PI để cấp phép nhập khẩu trước khi hàng được sản xuất.
• Làm căn cứ tạm tính chi phí: doanh nghiệp dùng PI như một dạng hóa đơn tạm tính để dự trù thuế nhập khẩu, phí vận chuyển và các chi phí logistics liên quan.

3. Đặc điểm của hóa đơn chiếu lệ

Hóa đơn chiếu lệ có ba đặc điểm cốt lõi: không có giá trị pháp lý thanh toán, có thể chỉnh sửa nhiều lần và được phát hành trước khi hàng hóa thực sự được giao hoặc đóng gói. Những đặc điểm này phân biệt rõ Proforma Invoice với hóa đơn thương mại chính thức.

Các đặc điểm chi tiết của Proforma Invoice bao gồm:

• Không có giá trị thanh toán: không được dùng làm chứng từ thu tiền, không hạch toán vào sổ sách kế toán của cả hai bên.
• Tính chất tạm thời: nội dung có thể được điều chỉnh, bổ sung nhiều lần cho đến khi hai bên đồng thuận hoàn toàn.
• Phát hành sớm trong giao dịch: thường được lập ngay sau khi chào giá, trước khi hàng hóa được sản xuất, đóng gói hoặc vận chuyển.
• Hình thức tương tự hóa đơn thương mại: có đầy đủ các trường thông tin như hóa đơn thương mại (tên hàng, số lượng, đơn giá) nhưng không có số hóa đơn thuế chính thức.
• Không bắt buộc theo luật: pháp luật Việt Nam không quy định doanh nghiệp buộc phải phát hành Proforma Invoice cho mọi giao dịch xuất nhập khẩu.

3.1. Nội dung cơ bản trên một Proforma Invoice

Một Proforma Invoice đầy đủ cần thể hiện rõ thông tin của cả người bán, người mua và đặc tính lô hàng để hai bên có thể dùng làm căn cứ đàm phán hoặc mở L/C ngay khi cần.

Nội dung tối thiểu nên có trên hóa đơn chiếu lệ:

1. Số và ngày lập PI (PI number, date)
2. Thông tin người bán và người mua: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email
3. Mô tả hàng hóa: tên hàng, mã hàng, mã HS Code dự kiến, quy cách đóng gói
4. Số lượng, đơn giá và tổng giá trị theo điều kiện Incoterms đã thỏa thuận
5. Điều kiện giao hàng: cảng đi (Port of Loading), cảng đến (Port of Destination), thời gian giao hàng dự kiến (ETD/ETA)
6. Điều kiện thanh toán: phương thức thanh toán quốc tế, thông tin ngân hàng thụ hưởng
7. Thời hạn hiệu lực của báo giá trong PI (nếu có)

3.2. Proforma Invoice có phải là hóa đơn tạm tính không?

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gọi Proforma Invoice là hóa đơn tạm tính vì nó thể hiện giá trị lô hàng trước khi có số liệu chính thức. Tuy nhiên, cách gọi này chỉ mang tính quy ước trong ngành, không phải thuật ngữ pháp lý, vì bản chất Proforma Invoice vẫn là chứng từ chào hàng, không phải hóa đơn tạm tính theo quy định về hóa đơn, chứng từ kế toán tại Việt Nam.

4. Các trường hợp phổ biến sử dụng hóa đơn chiếu lệ

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường phát hành hoặc yêu cầu Proforma Invoice trong bốn trường hợp phổ biến: chào giá trước khi ký hợp đồng, hoàn thiện thủ tục mở L/C, xin giấy phép nhập khẩu chuyên ngành và khi hàng hóa chưa đủ điều kiện phát hành hóa đơn thương mại chính thức.

1. Chào giá và đàm phán hợp đồng: người bán gửi Proforma Invoice để người mua xem xét giá cả, điều kiện giao hàng trước khi hai bên ký hợp đồng thương mại chính thức.
2. Mở thư tín dụng (Letter of Credit): ngân hàng yêu cầu Proforma Invoice làm chứng từ căn cứ để phát hành L/C cho người mua, do hàng hóa chưa được sản xuất hoặc giao đi.
3. Xin giấy phép nhập khẩu hoặc hạn ngạch: một số mặt hàng quản lý chuyên ngành yêu cầu doanh nghiệp nộp Proforma Invoice kèm hồ sơ xin phép nhập khẩu trước khi có hóa đơn thương mại thật.
4. Hàng hóa mẫu, hàng phi mậu dịch hoặc hàng chưa đủ điều kiện xuất hóa đơn: khi Commercial Invoice chưa thể phát hành do thiếu thông tin hoặc hàng đang trong giai đoạn thử nghiệm, PI được dùng tạm để thông báo giá trị hàng hóa.

5. Quy trình sử dụng Proforma Invoice trong giao dịch xuất nhập khẩu

Quy trình sử dụng hóa đơn chiếu lệ gồm 4 bước chính: người bán lập và gửi PI, người mua xem xét và phản hồi điều chỉnh, hai bên xác nhận thống nhất nội dung, sau đó người bán phát hành hóa đơn thương mại chính thức khi hàng hóa đã sẵn sàng giao đi.

Bước 1: Người bán lập và gửi Proforma Invoice

Sau khi nhận yêu cầu chào giá, người bán lập Proforma Invoice thể hiện tên hàng, số lượng, đơn giá và điều kiện giao hàng dự kiến, rồi gửi cho người mua qua email hoặc hệ thống giao dịch.

Bước 2: Người mua xem xét và phản hồi

Người mua kiểm tra thông tin trên PI, có thể yêu cầu điều chỉnh về giá, số lượng, điều kiện thanh toán hoặc điều kiện giao hàng (Incoterms) cho phù hợp với nhu cầu thực tế.

Bước 3: Hai bên xác nhận và ký hợp đồng

Khi các điều khoản trên Proforma Invoice được cả hai bên đồng thuận, doanh nghiệp có thể dùng chính nội dung này để soạn hợp đồng thương mại (Sales Contract) hoặc xác nhận đặt hàng (Purchase Order).

Bước 4: Phát hành hóa đơn thương mại chính thức

Sau khi hàng hóa được sản xuất, đóng gói và chuẩn bị giao đi, người bán phát hành Commercial Invoice chính thức thay thế Proforma Invoice để làm chứng từ thanh toán và thông quan hải quan.

6. Ví dụ thực tế về Proforma Invoice

Một ví dụ điển hình là doanh nghiệp nhập khẩu máy móc công nghiệp từ Đức, cần hóa đơn chiếu lệ để nộp hồ sơ xin cấp vốn vay ngân hàng và mở L/C trước khi nhà sản xuất bắt đầu chế tạo thiết bị theo đơn hàng.

Ví dụ thực tế: Công ty nhập khẩu thiết bị y tế tại TP.HCM nhận Proforma Invoice từ nhà cung cấp Hàn Quốc, trong đó ghi rõ đơn giá theo điều kiện FOB Busan, thời gian giao hàng dự kiến 30 ngày. Dựa vào PI này, công ty hoàn tất hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu trang thiết bị y tế trước khi hàng được sản xuất, giúp rút ngắn đáng kể thời gian chờ cấp phép so với việc chờ có hóa đơn thương mại chính thức.

Trong trường hợp khác, một nhà xuất khẩu nông sản Việt Nam gửi Proforma Invoice cho khách hàng châu Âu để làm căn cứ đàm phán lại giá khi tỷ giá USD biến động, trước khi ký hợp đồng xuất khẩu chính thức cho lô hàng cà phê nhân.

7. Cơ sở pháp lý liên quan đến Proforma Invoice

Pháp luật Việt Nam hiện chưa có văn bản riêng định nghĩa hoặc quy định trực tiếp về Proforma Invoice, do đây là chứng từ thương mại quốc tế theo tập quán mua bán ngoại thương, không phải hóa đơn theo quy định về hóa đơn, chứng từ kế toán. Tuy nhiên, một số văn bản pháp luật hải quan có đề cập đến vai trò của hóa đơn chiếu lệ trong hồ sơ khai giá và hồ sơ hải quan.

• Luật Hải quan số 54/2014/QH13 — quy định khung về hồ sơ hải quan, kiểm tra và xác định trị giá hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
• Thông tư 39/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 60/2019/TT-BTC) — quy định về trị giá hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; trong trường hợp chưa có hóa đơn thương mại chính thức, cơ quan hải quan có thể xem xét các chứng từ khác, trong đó có Proforma Invoice, để tham khảo xác định trị giá khai báo.
• Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC, cập nhật tại Thông tư 121/2025/TT-BTC) — quy định thành phần hồ sơ hải quan, trong đó hóa đơn thương mại là chứng từ bắt buộc, còn Proforma Invoice không thuộc danh mục chứng từ bắt buộc trong hồ sơ hải quan tiêu chuẩn.

Hiện chưa có quy định pháp luật riêng điều chỉnh nội dung, hình thức hoặc giá trị pháp lý của Proforma Invoice. Doanh nghiệp cần lưu ý Proforma Invoice không thể thay thế hóa đơn thương mại trong hồ sơ khai báo hải quan chính thức.

8. Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi sử dụng Proforma Invoice

Lỗi phổ biến nhất khi sử dụng hóa đơn chiếu lệ là nhầm lẫn chứng từ này với hóa đơn thương mại trong hồ sơ hải quan, dùng hóa đơn chiếu lệ để hạch toán kế toán hoặc không cập nhật thông tin PI khi có thay đổi về giá, dẫn đến sai lệch với hợp đồng và hóa đơn thương mại sau này.

9. So sánh Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) với Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn chiếu lệ và hóa đơn thương mại khác nhau chủ yếu ở giá trị pháp lý, thời điểm phát hành và mục đích sử dụng: hóa đơn chiếu lệ là bản chào giá tạm thời không dùng để thanh toán, còn Commercial Invoice là chứng từ chính thức dùng để thanh toán và thông quan hải quan.

10. Câu hỏi thường gặp về Proforma Invoice

Proforma Invoice có bắt buộc trong giao dịch xuất nhập khẩu không?
Không bắt buộc. Pháp luật Việt Nam không quy định doanh nghiệp phải phát hành hóa đơn chiếu lệ. Chứng từ này chỉ được sử dụng khi cần hỗ trợ đàm phán, mở L/C hoặc xin giấy phép nhập khẩu trước khi có hóa đơn thương mại chính thức.

Hóa đơn chiếu lệ khác gì hóa đơn thương mại?
Hóa đơn chiếu lệ là bản dự thảo, không có giá trị thanh toán và có thể chỉnh sửa nhiều lần. Hóa đơn thương mại là chứng từ chính thức, có giá trị pháp lý, dùng để thanh toán và làm thủ tục thông quan hải quan.

Proforma Invoice có cần khai báo với cơ quan hải quan không?
Không cần nộp Proforma Invoice trong hồ sơ hải quan chính thức. Hồ sơ hải quan yêu cầu hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) làm chứng từ bắt buộc, còn PI chỉ mang tính tham khảo trong giai đoạn trước đó.

Proforma Invoice có thời hạn hiệu lực không?
Thông thường có. Người bán có thể ghi rõ thời hạn hiệu lực của báo giá trên Proforma Invoice, ví dụ 15-30 ngày, sau thời hạn này giá và điều kiện có thể thay đổi theo tình hình thị trường.

Ai chịu trách nhiệm lập Proforma Invoice?
Người bán (exporter) là bên chịu trách nhiệm lập và gửi Proforma Invoice cho người mua (importer) khi có yêu cầu chào giá, xin mở L/C hoặc xin giấy phép nhập khẩu.

Proforma Invoice có dùng làm hóa đơn tạm tính để tính thuế được không?
Không nên dùng trực tiếp để tính thuế chính thức. Doanh nghiệp có thể dùng PI để tạm dự trù thuế nhập khẩu tham khảo, nhưng số thuế thực tế phải được xác định dựa trên hóa đơn thương mại và trị giá hải quan theo quy định.

Proforma Invoice và Quotation (bảng chào giá) có giống nhau không?
Về bản chất tương tự nhau ở mục đích chào giá, nhưng Proforma Invoice được trình bày theo cấu trúc của một hóa đơn với đầy đủ thông tin xuất nhập khẩu, còn Quotation thường đơn giản hơn và không nhất thiết theo mẫu hóa đơn.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi nhận Proforma Invoice từ đối tác nước ngoài?
Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ điều kiện Incoterms, thông tin ngân hàng, thời hạn hiệu lực và đối chiếu mã HS Code dự kiến để tránh sai lệch khi lập hồ sơ xin cấp phép hoặc mở L/C dựa trên nội dung PI.

3W Logistics – Hỗ Trợ Lập Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu

Lập Commercial Invoice chính xác, khớp với Packing List và Bill of Lading là yếu tố quyết định giúp lô hàng thông quan nhanh chóng. 3W Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong việc chuẩn hóa chứng từ, hạn chế tối đa sai sót khi khai báo hải quan.

• Đội ngũ chứng từ giàu kinh nghiệm: Rà soát, đối chiếu Commercial Invoice với Packing List, Bill of Lading trước khi khai báo, hạn chế rủi ro chuyển luồng vàng/đỏ.
• Tư vấn điều kiện Incoterms và phương thức thanh toán: Hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn và thể hiện đúng điều kiện giao dịch trên hóa đơn thương mại.
• Hỗ trợ chuẩn hóa mẫu chứng từ: Cung cấp mẫu Commercial Invoice chuẩn, dễ chỉnh sửa cho từng loại hình giao dịch xuất nhập khẩu.

Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn về Commercial Invoice và các chứng từ xuất nhập khẩu, vui lòng liên hệ ngay với 3W Logistics để nhận hỗ trợ.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Trụ sở chính – 3W Logistics CN Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 34 Bạch Đằng, phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM
Hotline: +84 28 3535 0087

3W Logistics CN Hà Nội
Địa chỉ: 81A Trần Quốc Toản, phường Cửa Nam, Hà Nội
Hotline: + 84 24 3202 0482

3W Logistics CN Hải Phòng
Địa chỉ: 8A Lô 28 Lê Hồng Phong, phường Gia Viên, Hải Phòng
Hotline: + 84 225 355 5939

3W LOGISTICS CO., LTD – We here serve you there!
Email: info@3w-logistics.com
Website: www.3w-logistics.com

Ms. Nina ( Trade Lane Supervisor )

Xin chào, tôi là Nguyễn Phương Nhân (Ms. Nina)

Hiện tôi đang đảm nhiệm vị trí Trade Lanes Supervisor tại 3W Logistics, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và vận tải quốc tế.

Trong công việc hàng ngày, tôi tập trung vào việc phát triển và quản lý mạng lưới đối tác logistics quốc tế, xây dựng các tuyến vận tải chiến lược và kết nối với hệ thống đại lý (agents) trên toàn cầu nhằm mang đến các giải pháp vận chuyển hiệu quả cho khách hàng.

Tôi thường xuyên làm việc với các đối tác và đại lý tại nhiều quốc gia để tìm kiếm cơ hội hợp tác, phát triển tuyến vận tải mới, đàm phán giá cước và hỗ trợ xử lý các lô hàng xuất nhập khẩu. Đồng thời, tôi cũng phối hợp với đội ngũ kinh doanh để xây dựng những phương án logistics phù hợp với từng thị trường và nhu cầu vận chuyển cụ thể.

Lĩnh vực chuyên môn của tôi bao gồm vận tải đường biển (Ocean Freight), vận tải hàng không (Air Freight), phát triển Trade Lane, quản lý mạng lưới đại lý quốc tế, tư vấn giải pháp logistics và hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu.

Thông qua các bài viết trên website 3W Logistics, tôi mong muốn chia sẻ những kiến thức thực tiễn về thị trường logistics quốc tế, xu hướng vận tải, kinh nghiệm làm việc với đối tác nước ngoài và các giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động xuất nhập khẩu.