Nắm rõ quy định cấp C/O mới | Rủi ro bị cấm cấp C/O

Vì sao doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải nắm rõ quy định cấp C/O mới từ 1/8/2026?

Chỉ còn chưa đầy một tháng nữa, kể từ ngày 01/8/2026, danh mục thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) mới theo Thông tư số 26/2026/TT-BCT (Bộ Công Thương ban hành ngày 20/5/2026, có hiệu lực từ 29/5/2026) sẽ chính thức đi vào vận hành trên diện rộng. Đây không phải một điều chỉnh kỹ thuật đơn thuần, mà là một cuộc tái cấu trúc thẩm quyền cấp C/O giữa Bộ Công Thương và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, kéo theo thay đổi trong quy trình khai báo, hệ thống tiếp nhận hồ sơ và cả cách thức hậu kiểm xuất xứ hàng hóa.

Với doanh nghiệp xuất khẩu, một sai sót nhỏ trong việc xác định “nộp hồ sơ ở đâu” hay “dùng hệ thống nào” có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan, phát sinh phí lưu kho bãi, thậm chí bị từ chối C/O ngay trước ngày tàu chạy. Bài viết dưới đây phân tích toàn diện quy định cấp C/O mới: mục đích, các bên liên quan, nội dung thay đổi, lợi ích, rủi ro và nơi tra cứu thông tin chính thống, giúp doanh nghiệp chủ động thích ứng trước thời điểm áp dụng.

1. Bối cảnh và mục đích của quy định cấp C/O mới

Thông tư 26/2026/TT-BCT là văn bản cải cách hành chính bao quát 8 lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương, trong đó lĩnh vực xuất nhập khẩu có thay đổi mang tính chiến lược nhất: phân cấp thẩm quyền cấp C/O từ Bộ Công Thương về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Quy định này cụ thể hóa tinh thần của Nghị định 139/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Công Thương.

Mục đích cốt lõi mà quy định hướng tới gồm:

• Giảm gánh nặng thủ tục cho doanh nghiệp: đưa dịch vụ công cấp C/O về gần nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc nhà máy, thay vì phải tập trung tại các Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu khu vực của Bộ.
• Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước thông qua việc chuyển dần từ cơ chế tiền kiểm sang hậu kiểm, gắn trách nhiệm giải trình xuất xứ nhiều hơn cho doanh nghiệp.
• Đẩy mạnh chuyển đổi số ngành Công Thương thông qua việc nâng cấp và vận hành song song hệ thống eCoSys.

2. Vai trò của các bên liên quan trong quy trình cấp C/O mới

Thông tư 26/2026/TT-BCT phân định rõ trách nhiệm giữa cơ quan trung ương, chính quyền địa phương và doanh nghiệp. Việc hiểu đúng vai trò từng bên giúp doanh nghiệp xác định chính xác nơi nộp hồ sơ, tránh nộp nhầm cơ quan chưa đủ thẩm quyền.

3. Nội dung thay đổi và cách thức thực thi từ 1/8/2026

Từ ngày 01/8/2026, Phụ lục I và II mới về danh mục C/O theo phân cấp chính thức có hiệu lực áp dụng đồng bộ. Ba thay đổi trọng yếu doanh nghiệp cần nắm gồm:

3.1. Phân luồng hệ thống eCoSys

Hệ thống cấp C/O điện tử được vận hành song song trên hai nền tảng, mỗi nền tảng phục vụ nhóm mẫu C/O khác nhau:

3.2. Sự chồng lấn thẩm quyền giữa Cục và Sở

Nhiều mẫu C/O xuất hiện đồng thời trong danh mục của cả Cục Xuất nhập khẩu và UBND cấp tỉnh, tạo cơ chế linh hoạt nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định đúng cơ quan tiếp nhận tại địa bàn hoạt động của mình trước khi nộp hồ sơ.

3.3. Rút ngắn thời gian xử lý

Quy trình xử lý qua eCoSys đối với hồ sơ điện tử hợp lệ thường chỉ mất từ 4-8 giờ làm việc, hoặc 24 giờ đối với hồ sơ gửi qua đường bưu điện, kể từ thời điểm cơ quan cấp C/O nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

4. Những lợi ích quy định mới mang lại cho doanh nghiệp

5. Rủi ro tiềm ẩn doanh nghiệp cần lường trước

Bên cạnh lợi ích, giai đoạn chuyển giao thẩm quyền luôn tiềm ẩn những “cạm bẫy” vận hành mà cộng đồng doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần đặc biệt lưu ý:

• Rủi ro kỹ thuật – “ma trận phân luồng”: nộp nhầm luồng eCoSys, hoặc nộp lên cổng dịch vụ công của tỉnh chưa được Bộ cấp quyền, khiến hồ sơ bị từ chối và chậm trễ 24-48 giờ.
• Tâm lý “phòng thủ” của cán bộ địa phương: giai đoạn đầu triển khai, cán bộ tỉnh có thể kiểm tra chứng từ chặt chẽ, cứng nhắc hơn mức cần thiết do chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế với các mẫu C/O phức tạp.
• Nguy cơ quá tải hệ thống: eCoSys từng có tiền lệ quá tải sau các đợt sáp nhập đơn vị hành chính, đẩy thời gian xử lý từ 1-3 ngày lên đến 7-10 ngày.
• Áp lực từ hậu kiểm (post-clearance audit): quản lý nhà nước dịch chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm; nếu không giải trình được nguồn gốc hàng hóa sau xuất khẩu, doanh nghiệp có thể bị thu hồi C/O ngay lập tức và bị cấm cấp mới trong 6 tháng.

6. Tình hình thực thi tại các địa phương và kết quả bước đầu

Việc phân cấp cấp C/O về địa phương theo Thông tư 26/2026/TT-BCT không diễn ra đồng loạt ở toàn bộ 63 tỉnh thành, mà phụ thuộc vào mức độ chuẩn bị hạ tầng và nhân sự của từng nơi. Một số địa phương đã chủ động triển khai sớm và cho kết quả tích cực:

Một địa phương chỉ chính thức được cấp quyền khi đáp ứng đủ 3 điều kiện: có đội ngũ nhân sự được đào tạo và cấp quyền ký; hạ tầng kỹ thuật kết nối thông suốt với cả hệ thống eCoSys mới và cũ; và có kho lưu trữ hồ sơ riêng biệt. Vì vậy, nhiều khả năng không phải toàn bộ 63 tỉnh thành sẽ “bật đèn xanh” đồng loạt ngay từ ngày 01/8/2026 – Cục Xuất nhập khẩu vẫn giữ vai trò “chốt chặn” cho các địa phương chưa đủ điều kiện.

7. Rủi ro sai phạm và chế tài xử phạt cần đặc biệt lưu ý

Rủi ro sai phạm khi áp dụng quy định cấp C/O mới không chỉ dừng ở lỗi hành chính đơn thuần, mà còn bao gồm những “cạm bẫy” kỹ thuật và pháp lý có thể gây thiệt hại tài chính nặng nề.

7.1. Rủi ro kỹ thuật và quy trình khai báo

• Nhầm lẫn luồng khai báo: việc vận hành song song hai nền tảng eCoSys dễ dẫn đến nộp nhầm luồng. Các mẫu D, AK, VK bắt buộc dùng hệ thống cũ để truyền dữ liệu tức thời sang hải quan nước đối tác; khai sai hệ thống, hồ sơ sẽ bị từ chối.
• Nộp hồ sơ sai thẩm quyền: doanh nghiệp mặc định mọi thủ tục đều chuyển về tỉnh, nhưng Cục Xuất nhập khẩu vẫn giữ quyền cấp 12 mẫu C/O quan trọng. Nộp lên cổng dịch vụ công của tỉnh chưa được cấp quyền sẽ khiến hồ sơ bị từ chối ngay lập tức.

7.2. Rủi ro nghiệp vụ và tuân thủ quy tắc xuất xứ (ROO)

• Tâm lý chủ quan cho rằng cấp C/O tại tỉnh sẽ “dễ thở” hơn – trong khi các tiêu chí xuất xứ cốt lõi (WO, PE, RVC 40%, CTC) là bất biến, được bảo vệ bởi các cam kết quốc tế.
• Sai lệch thông tin đối chiếu (cross-check) giữa Hợp đồng, Invoice, Packing List, Tờ khai xuất khẩu và Vận đơn dù chỉ một ký tự cũng có thể dẫn đến bác bỏ xuất xứ.

7.3. Rủi ro trong công tác hậu kiểm

Đây là rủi ro lớn nhất khi chiến lược quản lý nhà nước dịch chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm. Nếu hải quan nước nhập khẩu (Mỹ, EU…) nghi ngờ gian lận chuyển tải, họ có thể kích hoạt xác minh tận nhà máy, đối chiếu định mức vật tư (BOM), hóa đơn mua vào, nhật ký máy móc và cả hóa đơn tiền điện. Doanh nghiệp không lưu trữ đầy đủ chứng từ trong tối thiểu 5 năm sẽ không thể giải trình khi bị thanh tra đột xuất.

7.4. Chế tài và mức độ ảnh hưởng

8. Doanh nghiệp nên tra cứu thông tin cấp C/O mới ở đâu?

Để tránh nộp nhầm luồng hoặc nộp nhầm cơ quan chưa đủ thẩm quyền, doanh nghiệp nên chủ động tra cứu tại các kênh chính thống sau trước khi chuyển luồng khai báo từ ngày 1/8:

• Hệ thống eCoSys mới: co.moit.gov.vn – tra cứu danh mục mẫu C/O ưu đãi và các địa phương đã được cấp quyền.
• Hệ thống eCoSys cũ: ecosys.gov.vn – áp dụng cho các mẫu C/O cần truyền dữ liệu tức thời (D, AK, VK…).
• Cổng thông tin của Cục Xuất nhập khẩu – Bộ Công Thương: công bố danh mục 12 mẫu C/O do Cục trực tiếp quản lý và danh sách địa phương đủ điều kiện tiếp nhận.
• Cổng dịch vụ công của Sở Công Thương tỉnh/thành nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc chi nhánh: kiểm tra thông báo, quyết định công bố thủ tục hành chính cấp C/O tại địa phương (như các quyết định của HEPZA, Đồng Nai, Quảng Ngãi nêu trên).
• Đơn vị logistics, forwarder có kinh nghiệm về chứng từ xuất xứ để được cập nhật kịp thời và tư vấn quy trình phù hợp với từng lô hàng, từng thị trường xuất khẩu.

9. Khuyến nghị hành động cho doanh nghiệp trước ngày 1/8/2026

Trước thời điểm quy định chính thức áp dụng, doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên chủ động thực hiện các bước sau:

• Lập “ma trận C/O” phân loại chính xác mã HS, định mức vật tư (BOM) cho từng SKU/mặt hàng xuất khẩu.
• Tra cứu danh sách các địa phương đã chính thức được Bộ Công Thương cấp quyền trên hệ thống eCoSys trước khi chuyển luồng khai báo.
• Duy trì hệ sinh thái chứng từ hoàn chỉnh, đồng nhất giữa Hợp đồng, Invoice, Packing List, Tờ khai và Vận đơn, lưu trữ tối thiểu 5 năm để chủ động đối phó với rủi ro hậu kiểm.
• Chuẩn bị trước cả hai phương án nộp hồ sơ (qua Cục hoặc qua Sở Công Thương địa phương) để không bị động khi có thay đổi thẩm quyền vào phút chót.

“Giai đoạn chuyển giao thẩm quyền cấp C/O luôn là thời điểm doanh nghiệp dễ mắc sai sót nhất, không phải vì hồ sơ sai mà vì nộp nhầm nơi, nhầm hệ thống. Với kinh nghiệm làm chứng từ xuất xứ hàng ngày, đội ngũ 3W Logistics luôn cập nhật danh sách địa phương đủ điều kiện và đồng hành cùng khách hàng để đảm bảo mọi lô hàng được cấp C/O đúng luồng, đúng thời hạn.” – Ms. Apple, CCO 3W Logistics

10. Câu hỏi thường gặp về quy định cấp C/O mới từ 1/8/2026

Quy định cấp C/O mới áp dụng từ ngày nào và theo văn bản nào?

Quy định được ban hành theo Thông tư số 26/2026/TT-BCT (Bộ Công Thương, ký ngày 20/5/2026, hiệu lực từ 29/5/2026), trong đó danh mục phân cấp thẩm quyền cấp C/O theo Phụ lục I và II chính thức áp dụng đồng bộ từ ngày 01/8/2026.

Từ 1/8/2026, doanh nghiệp nộp hồ sơ xin cấp C/O ở đâu?

Tùy theo mẫu C/O: 12 mẫu quan trọng (D, AI, AK, CPTPP, RCEP, EUR.1…) vẫn do Cục Xuất nhập khẩu – Bộ Công Thương cấp. Các mẫu còn lại trong danh mục 21 nhóm/mẫu (bao gồm UAE-VN, REX, CNM…) do Sở Công Thương tỉnh/thành nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc chi nhánh cấp, nếu địa phương đó đã được Bộ Công Thương chính thức cấp quyền.

Có phải tất cả 63 tỉnh thành đều được cấp C/O từ ngày 1/8/2026 không?

Không. Một địa phương chỉ được cấp quyền khi đáp ứng đủ 3 điều kiện: nhân sự được đào tạo và cấp quyền ký, hạ tầng kết nối thông suốt với cả hai hệ thống eCoSys, và có kho lưu trữ hồ sơ riêng. Với những tỉnh chưa đủ điều kiện, Cục Xuất nhập khẩu tiếp tục giữ vai trò “chốt chặn” và xử lý hồ sơ thay.

Làm sao biết mẫu C/O nào phải nộp qua eCoSys mới, mẫu nào qua eCoSys cũ?

Các mẫu cần truyền dữ liệu điện tử tức thời sang hải quan nước đối tác – như mẫu D, AK, VK – bắt buộc dùng eCoSys cũ (ecosys.gov.vn). Phần lớn các mẫu C/O ưu đãi còn lại dùng eCoSys mới (co.moit.gov.vn), cho phép in điện tử có mã QR. Doanh nghiệp nên kiểm tra danh mục cụ thể trên hai hệ thống trước khi khai báo.

Nộp hồ sơ sai luồng hoặc sai cơ quan thẩm quyền thì hậu quả là gì?

Hồ sơ sẽ bị từ chối ngay lập tức, gây chậm trễ khoảng 24-48 giờ. Nếu hàng đã cập cảng đích trước khi có chứng từ hợp lệ, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí lưu kho bãi (demurrage & detention) đáng kể.

Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ xuất xứ trong bao lâu để phục vụ hậu kiểm?

Tối thiểu 5 năm. Quản lý nhà nước đang dịch chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm, nên doanh nghiệp cần giữ đầy đủ hợp đồng, invoice, packing list, tờ khai, vận đơn, định mức vật tư (BOM) và hóa đơn liên quan để giải trình khi bị thanh tra đột xuất.

Nếu bị phát hiện sai phạm về xuất xứ, doanh nghiệp bị xử lý như thế nào?

C/O có thể bị thu hồi ngay lập tức, kéo theo việc đối tác nhập khẩu bị truy thu thuế tại nước sở tại. Doanh nghiệp vi phạm có thể bị cấm cấp C/O mới trong 6 tháng và bị đưa vào diện kiểm tra 100% hồ sơ, hàng hóa thực tế cho các lô hàng tiếp theo.

Tra cứu địa phương nào đã được cấp quyền cấp C/O ở đâu?

Doanh nghiệp có thể kiểm tra trên hệ thống eCoSys (co.moit.gov.vn và ecosys.gov.vn), cổng thông tin Cục Xuất nhập khẩu – Bộ Công Thương, hoặc cổng dịch vụ công của Sở Công Thương địa phương. Nên tra cứu trước khi chuyển luồng khai báo để tránh nộp nhầm cơ quan chưa đủ thẩm quyền.

3W Logistics hỗ trợ gì cho khách hàng trước thay đổi quy định cấp C/O mới

Là đơn vị OTI-NVOCC có chứng nhận FMC, chuyên tuyến vận chuyển Mỹ – Canada cùng mạng lưới đường biển, đường hàng không và vận tải nội địa trải dài 3 miền, 3W Logistics đồng hành cùng doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển giao thẩm quyền cấp C/O: tra cứu địa phương đã được cấp quyền theo từng mẫu C/O, xác định đúng luồng eCoSys (mới/cũ) cho từng lô hàng, hỗ trợ khai báo hải quan và chuẩn bị bộ chứng từ (hợp đồng, invoice, packing list, tờ khai, vận đơn, BOM) đồng nhất, sẵn sàng phục vụ công tác hậu kiểm. Nhờ đó, khách hàng hạn chế tối đa rủi ro nộp nhầm luồng, nhầm cơ quan thẩm quyền và tránh phát sinh chi phí lưu kho bãi do chứng từ chậm trễ.

• Đội ngũ chuyên gia hải quan cập nhật thường trực: Các chuyên viên của 3W Logistics theo dõi sát mọi công văn, thông báo của Cục Hải quan.
• Mạng lưới phủ rộng ba miền – năng lực NVOCC toàn cầu: Với văn phòng tại TP.HCM, Hà Nội và Hải Phòng, 3W Logistics trực tiếp xử lý tờ khai tại các cảng biển, cảng hàng không và cửa khẩu trọng yếu trên toàn quốc. Năng lực NVOCC cho phép kiểm soát lịch tàu và tối ưu chi phí vận chuyển quốc tế song song với thủ tục hải quan.
• Tốc độ xử lý nhanh, giảm thiểu DEM/DET: Việc nắm chắc mã đơn vị hải quan mới giúp 3W Logistics đăng ký tờ khai chính xác ngay lần đầu, rút ngắn thời gian thông quan, hạn chế tối đa phí lưu container (DEM) và phí lưu bãi (DET) phát sinh do tờ khai bị trả về.

3W Logistics đã tổng hợp thông tin Thông tư số 26/2026/TT-BCT kèm phụ lục của tất cả các ngành: tải xuống tại đây

Trụ sở chính – 3W Logistics CN Hồ Chí Minh 
Địa chỉ: 34 Bạch Đằng, phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM
Hotline: +84 28 3535 0087
____________________________
3W Logistics CN Hà Nội
Địa chỉ: 81A Trần Quốc Toản, phường Cửa Nam, Hà Nội
Hotline: +84 24 3202 0482
____________________________
3W Logistics CN Hải Phòng
Địa chỉ: 8A Lô 28 Lê Hồng Phong, phường Gia Viên, Hải Phòng
Hotline: +84 225 355 5939
____________________________
3W LOGISTICS CO., LTD – We here serve you there!
Email: quote@3w-logistics.com
Website: www.3w-logistics.com

Ms. Apple (CCO)

Ms. Apple là CCO (Giám đốc Kinh doanh) tại 3W Logistics, có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sales và điều hành hoạt động kinh doanh.

Tại 3W Logistics, Ms. Apple phụ trách định hướng chiến lược kinh doanh, phát triển khách hàng doanh nghiệp, quản lý đội ngũ hơn 50 nhân viên sales và tối ưu hiệu quả hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực logistics.

Với kinh nghiệm thực tế trong quản lý sales và phát triển thị trường, Ms. Apple thường chia sẻ các góc nhìn chuyên môn về giải pháp logistics cho doanh nghiệp, vận tải quốc tế, freight forwarding, quản lý khách hàng, phát triển tuyến dịch vụ và chiến lược tăng trưởng trong ngành logistics.