Table of Contents

1. Cập nhật công văn, văn bản ban hành và áp dụng mã hải quan mới từ ngày 1/7/2026

Từ ngày 01/7/2026, toàn bộ hệ thống hải quan Việt Nam chính thức áp dụng bộ mã đơn vị hải quan mới trên phạm vi cả nước. Đây là một trong những thay đổi kỹ thuật quan trọng nhất của ngành Hải quan trong năm 2026, ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đại lý hải quan, forwarder và bộ phận kế toán – thuế đang thực hiện thủ tục khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS.

đồng bộ mã hải quan mới

Việc thay đổi này xuất phát từ quá trình sắp xếp lại đơn vị hành chính cấp tỉnh, thành phố và tổ chức lại mô hình Chi cục Hải quan khu vực. Nhiều Chi cục Hải quan cửa khẩu, Hải quan ngoài cửa khẩu được sáp nhập, đổi tên, dẫn đến việc một số mã hải quan cũ không còn phù hợp với địa bàn quản lý mới, hoặc tồn tại tình trạng một đơn vị có nhiều hơn một mã hải quan cùng lúc. Để chuẩn hóa dữ liệu quản lý trên toàn hệ thống, Cục Hải quan đã ban hành một loạt văn bản chỉ đạo triển khai đồng bộ, cụ thể:

  • Công văn số 628/CNTT-QLVH do Ban Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan ban hành, thông báo kế hoạch triển khai đồng bộ bộ mã đơn vị hải quan đến các Chi cục Hải quan khu vực, kèm theo danh sách mã hải quan thay đổi (Phụ lục 1) và mã hải quan cần thống nhất do trùng lặp (Phụ lục 2). Danh sách này được cập nhật và tra cứu trực tuyến để doanh nghiệp chủ động rà soát.
  • Công văn số 18074/CHQ-GSQL ngày 25/6/2026 – văn bản “hỏa tốc” hướng dẫn chi tiết thủ tục hải quan khi triển khai đồng bộ bộ mã đơn vị hải quan từ 1/7/2026. Đây là văn bản quan trọng nhất, quy định cụ thể cách xử lý tờ khai, kế toán thuế, tài khoản ký quỹ và các tình huống phát sinh trong giai đoạn chuyển đổi.
  • Công văn số 18169/CHQ-GSQL hướng dẫn áp dụng bộ mã kho, bãi, địa điểm tập kết, kiểm tra, giám sát hàng hóa mới, áp dụng song song với việc đồng bộ mã đơn vị hải quan, nhằm đảm bảo tính liên thông dữ liệu trên toàn hệ thống.
  • Quyết định số 681/QĐ-CHQ, 682/QĐ-CHQ, 683/QĐ-CHQ ngày 4/5/2026 quy định về việc thành lập, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đội Thông quan thuộc các Chi cục Hải quan khu vực.

Theo nội dung Công văn 18074/CHQ-GSQL, kể từ 01/7/2026, Cục Hải quan sẽ điều chỉnh mã đơn vị hải quan trong hai trường hợp: (1) thay đổi mã của các đơn vị Hải quan cửa khẩu/ngoài cửa khẩu đã sáp nhập theo mô hình tổ chức mới; và (2) thống nhất lại mã đối với các đơn vị đang tồn tại nhiều hơn một mã hải quan. Đối với các tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu và tờ khai vận chuyển độc lập phát sinh từ 1/7/2026 tại các đơn vị có điều chỉnh mã, doanh nghiệp bắt buộc phải khai báo theo mã đơn vị hải quan mới. Mã cũ chỉ còn được duy trì để xử lý các thủ tục liên quan đến tờ khai đã đăng ký trước thời điểm chuyển đổi; hệ thống sẽ không tiếp nhận đăng ký tờ khai mới theo mã cũ.

2. Tác động, ảnh hưởng và lợi ích của việc áp dụng mã hải quan mới đối với doanh nghiệp

Việc đồng bộ mã hải quan tác động trực tiếp đến nhiều nhóm đối tượng đang tham gia chuỗi thủ tục xuất nhập khẩu, mỗi nhóm cần lưu ý những khía cạnh khác nhau.

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ dữ liệu khai báo, phần mềm kế toán, hợp đồng, hồ sơ đăng ký tờ khai điện tử đang liên kết với mã hải quan cũ. Nếu không cập nhật kịp thời, tờ khai có thể bị hệ thống từ chối tiếp nhận, gây ách tắc thông quan, phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi ngoài dự kiến.

Đối với forwarder và đại lý làm thủ tục hải quan

Forwarder là bên trực tiếp thao tác khai báo hằng ngày trên VNACCS/VCIS, do đó chịu ảnh hưởng sớm và rõ nhất. Việc nắm chắc danh sách mã mới – mã cũ tương ứng theo từng chi cục, khu vực sẽ giúp forwarder tư vấn chính xác cho khách hàng, tránh tình trạng khai nhầm hàng loạt tờ khai trong cùng một thời điểm cao điểm chuyển đổi.

Đối với bộ phận kế toán – thuế

Theo hướng dẫn tại Công văn 18074/CHQ-GSQL, các khoản thu ngân sách nhà nước, hoàn thuế, miễn giảm thuế phát sinh từ 1/7/2026 đều phải thực hiện theo mã hải quan mới, trong khi thông tin tài khoản thu và mã quan hệ ngân sách vẫn giữ nguyên. Bộ phận kế toán cần đối chiếu lại sổ sách sau khi khóa sổ kế toán tháng 6/2026, cập nhật đúng mã hải quan mới khi hạch toán các khoản phải thu, miễn giảm, không thu thuế.

Đối với doanh nghiệp chuyển phát nhanh có tài khoản ký quỹ

Số dư tài khoản ký quỹ tại các đơn vị có phát sinh điều chỉnh mã sẽ được rà soát, chốt số liệu và chuyển sang mã hải quan mới để tiếp tục trừ lùi từ 1/7/2026, áp dụng cho cả tờ khai thông thường và tờ khai trên hệ thống AVP-ECOM.

Lợi ích lâu dài của việc đồng bộ mã

Dù gây xáo trộn trong ngắn hạn, việc chuẩn hóa mã hải quan theo mô hình tổ chức mới giúp dữ liệu quản lý thống nhất, giảm tình trạng một đơn vị tồn tại song song nhiều mã gây nhầm lẫn, đồng thời tạo nền tảng để hệ thống hải quan điện tử, kế toán thuế tập trung (KTTTT) và các hệ thống liên quan vận hành chính xác, minh bạch hơn về lâu dài.

3. Hướng dẫn cập nhật mã hải quan mới trên phần mềm và chữ ký số theo từng bước

Bước 1: Cập nhật phiên bản phần mềm khai báo hải quan mới nhất

Hầu hết các phần mềm khai báo hải quan điện tử hiện nay (ECUS5-VNACCS và các phần mềm tương tự) đều đã tích hợp cảnh báo tự động khi doanh nghiệp mở tờ khai tại đơn vị có mã hải quan thay đổi. Doanh nghiệp cần:

  • Kiểm tra và cập nhật phần mềm lên phiên bản mới nhất trước ngày 1/7/2026 để tránh khai nhầm mã hải quan cũ.
  • Sau khi cập nhật, phần mềm thường hiển thị thông báo dạng: “Lưu ý: Từ ngày 01/07/2026 mã Hải quan [mã cũ] chuyển sang mã Hải quan mới [mã mới]. Việc khai nhầm mã Hải quan có thể phải hủy tờ khai. Doanh nghiệp vui lòng kiểm tra kỹ trước khi khai báo”. Đây là cảnh báo doanh nghiệp cần đọc kỹ, không nên bỏ qua.

Bước 2: Tra cứu danh sách mã hải quan mới áp dụng

Doanh nghiệp nên chủ động tra cứu danh mục mã hải quan mới – cũ tương ứng theo link tra cứu do Chi cục Hải quan khu vực hoặc Ban Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan công bố kèm theo Công văn 628/CNTT-QLVH, đối chiếu với mã đơn vị hải quan đang sử dụng trong hồ sơ, hợp đồng và trên phần mềm khai báo.

Bước 3: Cập nhật mã đơn vị hải quan trong danh mục khai báo trên phần mềm

Trên giao diện khai báo, doanh nghiệp cần kiểm tra lại trường “Mã Hải quan tiếp nhận” trên từng tờ khai chuẩn bị mở từ ngày 1/7/2026, đảm bảo chọn đúng mã mới thay vì mã cũ đã lưu sẵn theo thói quen (đặc biệt với các tờ khai tạo từ mẫu/tờ khai cũ sao chép lại).

Bước 4: Kiểm tra và cập nhật chữ ký số trên Cổng thông tin điện tử hải quan

  • Đăng nhập Cổng thông tin điện tử hải quan (customs.gov.vn) hoặc hệ thống VNACCS/VCIS bằng chữ ký số (token) hiện có, kiểm tra thông tin doanh nghiệp đã đăng ký còn hiệu lực.
  • Nếu doanh nghiệp thường xuyên làm thủ tục tại chi cục có thay đổi mã/tên đơn vị, cần liên hệ bộ phận đầu mối của Chi cục Hải quan khu vực để xác nhận việc đăng ký chữ ký số không bị ảnh hưởng bởi việc đổi mã đơn vị quản lý.
  • Thực hiện khai báo thử (nếu hệ thống hỗ trợ môi trường test) trước ngày 1/7/2026 để đảm bảo chữ ký số và mã đơn vị hải quan mới hoạt động thông suốt, không bị gián đoạn ngay tại thời điểm chuyển đổi cao điểm.

Những lưu ý quan trọng trong giai đoạn chuyển đổi

  • Xử lý dứt điểm các tờ khai còn tồn, treo trên hệ thống theo mã cũ trước ngày 1/7/2026, bao gồm tờ khai thuộc diện hủy, đưa hàng về bảo quản hoặc chờ giải phóng hàng.
  • Đối với tờ khai đã hoàn thành thủ tục theo mã cũ nhưng phát sinh nghiệp vụ sau 1/7/2026 (khai bổ sung, quản lý hàng tạm nhập tái xuất/tạm xuất tái nhập, hủy tờ khai sau thông quan…), hệ thống hải quan vẫn xử lý theo mã cũ tương ứng với tờ khai gốc – doanh nghiệp không cần tự đổi mã trong trường hợp này.
  • Nên chủ động liên hệ trước với Chi cục Hải quan khu vực nếu có nhu cầu hỗ trợ kỹ thuật hoặc đề xuất mở lại mã đã bị thu hồi.
  • Không nên dồn khối lượng lớn tờ khai vào đúng ngày 1/7/2026 để tránh rủi ro nghẽn hệ thống trong giai đoạn cao điểm chuyển đổi trên toàn quốc.

4. Hậu quả khi khai nhầm mã hải quan từ ngày 1/7/2026

Theo hướng dẫn tại Công văn 18074/CHQ-GSQL, trường hợp người khai hải quan khai báo tờ khai vào mã đơn vị hải quan cũ đã bị điều chỉnh sang mã mới sau ngày 1/7/2026, Chi cục Hải quan khu vực sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện thủ tục hủy tờ khai đã khai nhầm, theo đúng quy định tại điểm b.4 khoản 1 Điều 22 và điểm a.2 khoản 6 Điều 51 Thông tư 38/2015/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC).

Việc khai nhầm mã hải quan có thể dẫn đến những hệ quả cụ thể sau đối với doanh nghiệp:

  • Buộc phải hủy tờ khai đã khai sai mã và khai lại từ đầu theo mã hải quan mới, làm mất thời gian, phát sinh thêm thao tác nghiệp vụ cho cả doanh nghiệp lẫn cán bộ hải quan.
  • Kéo dài thời gian thông quan, ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch giao nhận hàng hóa, đặc biệt với các lô hàng có yêu cầu thời gian giao hàng gấp hoặc hàng hóa cần bảo quản đặc biệt.
  • Phát sinh chi phí ngoài dự kiến như phí lưu container, lưu bãi tại cảng/kho ngoại quan trong thời gian chờ xử lý lại tờ khai.
  • Rủi ro cho các thủ tục liên quan như thuế, hoàn thuế, tài khoản ký quỹ nếu dữ liệu không được cập nhật đúng mã ngay từ đầu, dẫn tới sai lệch khi đối chiếu số liệu kế toán thuế tập trung.

Vì vậy, việc rà soát và cập nhật mã hải quan mới trước ngày 1/7/2026 không chỉ là khuyến nghị mà gần như là điều kiện bắt buộc để tránh gián đoạn hoạt động xuất nhập khẩu trong giai đoạn chuyển đổi.

5. 3W Logistics hỗ trợ được gì cho khách hàng trong việc này?

Là đơn vị đồng hành cùng doanh nghiệp trong các thủ tục xuất nhập khẩu và logistics, 3W Logistics chủ động cập nhật và hỗ trợ khách hàng trong toàn bộ giai đoạn chuyển đổi mã hải quan mới, cụ thể:

  • Rà soát và tra cứu mã hải quan mới tương ứng với từng chi cục, khu vực mà khách hàng thường xuyên làm thủ tục, giúp khách hàng nắm chính xác mã mới cần sử dụng từ 1/7/2026.
  • Hỗ trợ khai báo tờ khai đúng mã mới ngay từ những lô hàng đầu tiên sau thời điểm chuyển đổi, hạn chế tối đa rủi ro bị từ chối tiếp nhận hoặc phải hủy tờ khai.
  • Theo dõi và xử lý các tờ khai tồn, treo phát sinh trước 1/7/2026 tại các chi cục có điều chỉnh mã, phối hợp với cơ quan hải quan để hoàn tất thủ tục đúng thời hạn.
  • Tư vấn quy trình xử lý khi phát sinh khai nhầm mã, hướng dẫn thủ tục hủy tờ khai và khai lại theo đúng quy định, giảm thiểu thời gian chờ và chi phí phát sinh cho khách hàng.
  • Cập nhật thông tin chính sách kịp thời từ các văn bản chỉ đạo mới nhất của Cục Hải quan, chủ động thông báo đến khách hàng trước các mốc thời gian quan trọng.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần được tư vấn cụ thể về mã hải quan mới áp dụng tại đơn vị mình đang làm thủ tục, hoặc cần hỗ trợ khai báo trong giai đoạn chuyển đổi, hãy liên hệ với 3W Logistics để được hỗ trợ kịp thời, tránh gián đoạn hoạt động xuất nhập khẩu.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Mã hải quan mới áp dụng từ ngày nào?

Bộ mã đơn vị hải quan mới chính thức áp dụng từ ngày 01/7/2026 theo Công văn 18074/CHQ-GSQL và Công văn 628/CNTT-QLVH của Cục Hải quan.

2. Vì sao mã hải quan lại thay đổi vào thời điểm này?

Việc thay đổi xuất phát từ quá trình sắp xếp lại đơn vị hành chính và tổ chức lại mô hình Chi cục Hải quan khu vực, dẫn đến một số Chi cục Hải quan cửa khẩu/ngoài cửa khẩu sáp nhập hoặc tồn tại nhiều hơn một mã hải quan, cần được chuẩn hóa và thống nhất trên toàn hệ thống.

3. Tờ khai đã đăng ký trước 1/7/2026 theo mã cũ có bị ảnh hưởng không?

Không. Các tờ khai đã đăng ký theo mã cũ trước 1/7/2026 vẫn được xử lý bình thường theo mã cũ đối với các thủ tục liên quan. Mã cũ chỉ không còn được sử dụng để đăng ký tờ khai mới.

4. Nếu vô tình khai nhầm vào mã hải quan cũ sau ngày 1/7/2026 thì phải làm gì?

Doanh nghiệp cần liên hệ Chi cục Hải quan nơi đăng ký để thực hiện thủ tục hủy tờ khai theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và Thông tư 121/2025/TT-BTC), sau đó khai lại theo đúng mã hải quan mới.

5. Mã kho, bãi, địa điểm giám sát hàng hóa có thay đổi cùng lúc không?

Có. Song song với việc đồng bộ mã đơn vị hải quan, Cục Hải quan cũng ban hành Công văn 18169/CHQ-GSQL hướng dẫn áp dụng bộ mã kho, bãi, địa điểm mới từ 1/7/2026, doanh nghiệp kinh doanh kho bãi, địa điểm tập kết hàng hóa cũng cần rà soát và cập nhật.

6. Doanh nghiệp cần làm gì ngay để tránh gián đoạn thông quan?

Doanh nghiệp nên: cập nhật phần mềm khai báo hải quan lên phiên bản mới nhất, tra cứu danh sách mã hải quan mới tương ứng với đơn vị hải quan đang làm thủ tục, xử lý dứt điểm các tờ khai tồn treo trước 1/7/2026, và kiểm tra chữ ký số trước khi khai báo lô hàng đầu tiên sau thời điểm chuyển đổi.

Trụ sở chính – 3W Logistics CN Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 34 Bạch Đằng, phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM
Hotline: +84 28 3535 0087
____________________________
3W Logistics CN Hà Nội
Địa chỉ: 81A Trần Quốc Toản, phường Cửa Nam, Hà Nội
Hotline: +84 24 3202 0482
____________________________
3W Logistics CN Hải Phòng
Địa chỉ: 8A Lô 28 Lê Hồng Phong, phường Gia Viên, Hải Phòng
Hotline: +84 225 355 5939
____________________________
3W LOGISTICS CO., LTD – We here serve you there!
Email: quote@3w-logistics.com
Website: www.3w-logistics.com