Customs Clearance là gì? Quy trình thông quan hàng hóa

Customs Clearance (thông quan hải quan) là toàn bộ thủ tục pháp lý bắt buộc để hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được cơ quan hải quan kiểm tra, xác nhận và cho phép lưu thông qua biên giới. Quá trình này bao gồm khai báo hải quan, nộp hồ sơ, tính thuế và giải phóng hàng.

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường gặp khó khăn khi phân biệt các loại tờ khai, chuẩn bị hồ sơ đúng quy định hoặc xử lý luồng kiểm tra tại VNACCS/VCIS. Bài viết dưới đây trình bày đầy đủ định nghĩa, hồ sơ, quy trình, các loại tờ khai và căn cứ pháp lý hiện hành của Customs Clearance tại Việt Nam.

1. Customs Clearance là gì?

Customs Clearance là tên tiếng Anh của thủ tục thông quan hải quan (tiếng Việt còn gọi là khai báo hải quan hoặc làm thủ tục hải quan), viết tắt phổ biến trong ngành là CC. Đây là quá trình người khai hải quan khai báo, nộp và xuất trình hồ sơ để cơ quan hải quan kiểm tra, đối chiếu, tính thuế và ra quyết định giải phóng hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu.

Theo khoản 21 Điều 4 Luật Hải quan số 54/2014/QH13, thủ tục hải quan là các công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định để hàng hóa, phương tiện vận tải được thông quan hoặc xuất cảnh, nhập cảnh. Trong thực tế xuất nhập khẩu tại Việt Nam, Customs Clearance được thực hiện chủ yếu bằng phương thức điện tử trên Hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.

Ví dụ thực tế: Một lô hàng máy móc nhập khẩu từ Trung Quốc về cảng Cát Lái phải hoàn tất Customs Clearance trước khi được kéo container ra khỏi cảng — bao gồm đăng ký tờ khai, phân luồng, kiểm tra hồ sơ (nếu luồng vàng/đỏ) và nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT.

2. Mục đích của Customs Clearance là gì?

Customs Clearance nhằm đảm bảo Nhà nước quản lý được hàng hóa xuất nhập khẩu, thu đúng, thu đủ thuế xuất khẩu – nhập khẩu, đồng thời ngăn chặn buôn lậu, gian lận thương mại và hàng hóa cấm hoặc hạn chế xuất nhập khẩu.

Cụ thể, thủ tục thông quan phục vụ bốn mục đích chính:

• Quản lý nhà nước về hải quan: kiểm soát số lượng, chủng loại, xuất xứ hàng hóa qua biên giới.
• Thu thuế xuất nhập khẩu: tính và thu thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
• Kiểm soát chính sách mặt hàng: đảm bảo hàng hóa không thuộc danh mục cấm, không vi phạm giấy phép chuyên ngành.
• Thống kê thương mại: cung cấp dữ liệu xuất nhập khẩu phục vụ hoạch định chính sách kinh tế.

3. Khi nào cần thực hiện Customs Clearance?

Doanh nghiệp phải thực hiện Customs Clearance mỗi khi hàng hóa được vận chuyển qua biên giới Việt Nam dưới hình thức xuất khẩu, nhập khẩu, tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập hoặc quá cảnh.

Về thời hạn, tờ khai hải quan nhập khẩu phải đăng ký trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng đến; tờ khai xuất khẩu được đăng ký sau khi hàng đã tập kết tại địa điểm do người khai hải quan thông báo. Nộp muộn hoặc khai sai thời hạn có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính về hải quan.

4. Ai thực hiện Customs Clearance?

Customs Clearance do người khai hải quan thực hiện, bao gồm ba nhóm chính: chủ hàng (importer/exporter), đại lý làm thủ tục hải quan (customs broker) được Tổng cục Hải quan cấp mã số, và người được chủ hàng ủy quyền hợp pháp như công ty forwarder có chức năng khai thuê hải quan.

Trên thực tế, phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn ủy quyền cho đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan chuyên nghiệp để xử lý Customs Clearance, do yêu cầu cập nhật liên tục về mã HS, chính sách thuế và quy trình phân luồng trên hệ thống VNACCS/VCIS.

3. Hồ Sơ Customs Clearance Gồm Những Gì?

Bộ hồ sơ Customs Clearance cơ bản bao gồm tờ khai hải quan điện tử cùng các chứng từ thương mại, vận tải chứng minh giao dịch mua bán và lô hàng thực tế. Số lượng chứng từ có thể tăng thêm tùy mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành.

Hồ sơ hải quan tiêu chuẩn theo Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC và cập nhật tại Thông tư 121/2025/TT-BTC) gồm:

1. Tờ khai hải quan điện tử (khai trên Hệ thống VNACCS/VCIS)
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
4. Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill)
5. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
6. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu doanh nghiệp muốn hưởng thuế suất ưu đãi theo FTA
7. Giấy phép chuyên ngành (nếu mặt hàng thuộc danh mục quản lý của Bộ, ngành liên quan)
8. Chứng thư kiểm dịch, kiểm tra chất lượng (nếu hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành)

Lưu ý: Thiếu Packing List hoặc sai lệch trọng lượng so với vận đơn là nguyên nhân phổ biến khiến lô hàng bị chuyển sang luồng vàng hoặc luồng đỏ, kéo dài thời gian Customs Clearance thêm 1-3 ngày làm việc.

4. Quy Trình Khai Báo Hải Quan Tại Việt Nam

Quy trình khai báo hải quan tại Việt Nam gồm 5 bước chính: chuẩn bị hồ sơ, khai tờ khai điện tử trên VNACCS, hệ thống phân luồng (xanh/vàng/đỏ), thực hiện kiểm tra tương ứng và nộp thuế trước khi hàng được giải phóng.

Bước 1: Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ

Người khai hải quan tập hợp đầy đủ chứng từ thương mại, xác định mã HS Code, trị giá hải quan và mã loại hình xuất nhập khẩu phù hợp trước khi khai báo.

Bước 2: Khai tờ khai hải quan điện tử

Khai báo được thực hiện trên Hệ thống VNACCS/VCIS. Sau khi khai, hệ thống tự động cấp số tờ khai và phản hồi kết quả phân luồng.

Bước 3: Phân luồng tờ khai

Hệ thống quản lý rủi ro tự động phân luồng theo ba mức: luồng xanh (miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa), luồng vàng (kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy) và luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa).

Bước 4: Kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa

Với luồng vàng, công chức hải quan đối chiếu hồ sơ giấy với dữ liệu khai báo. Với luồng đỏ, hàng hóa được kiểm tra thực tế toàn bộ hoặc theo tỷ lệ tại cảng, kho, bãi.

Bước 5: Nộp thuế và thông quan

Sau khi hồ sơ hoặc hàng hóa được xác nhận phù hợp, doanh nghiệp nộp thuế xuất nhập khẩu (nếu có), hệ thống xác nhận thông quan và hàng hóa được phép đưa ra khỏi khu vực giám sát hải quan.

5. Các Loại Tờ Khai Trong Customs Clearance

Trên Hệ thống VNACCS, Customs Clearance sử dụng nhiều loại tờ khai khác nhau tùy theo chiều hàng hóa và tính chất nghiệp vụ. Dưới đây là các loại tờ khai phổ biến theo đúng thứ tự áp dụng thực tế.

1. Tờ khai hàng hóa xuất khẩu (mã loại hình nhóm E, ví dụ E11, E21): dùng cho hàng hóa Việt Nam xuất khẩu ra nước ngoài, bao gồm xuất kinh doanh, xuất sản xuất xuất khẩu, xuất gia công.
2. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (mã loại hình nhóm A, ví dụ A11, A12, A41): dùng cho hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam, bao gồm nhập kinh doanh tiêu dùng, nhập gia công, nhập đầu tư.
3. Tờ khai vận chuyển độc lập (OLA): khai báo cho hàng hóa vận chuyển từ cửa khẩu nhập về địa điểm kiểm tra hoặc kho ngoại quan, không gắn với tờ khai xuất nhập khẩu chính thức.
4. Tờ khai vận chuyển kết hợp (KLA): khai kết hợp cùng lúc với tờ khai xuất khẩu hoặc nhập khẩu khi hàng hóa cần chuyển cửa khẩu.
5. Tờ khai sửa đổi, bổ sung (AMA/AMC): dùng khi cần điều chỉnh thông tin đã khai trên tờ khai gốc còn hiệu lực, ví dụ sửa trị giá, số lượng, mã HS.
6. Tờ khai hải quan giấy (mẫu HQ/2015-NK, HQ/2015-XK): áp dụng cho các trường hợp đặc biệt như hệ thống VNACCS gặp sự cố kỹ thuật hoặc hàng hóa không đủ điều kiện khai điện tử theo quy định.

6. Khai Báo Hải Quan Và Thông Quan Khác Nhau Như Thế Nào?

Khai báo hải quan là bước người khai nhập thông tin lô hàng vào tờ khai điện tử, trong khi thông quan là kết quả cuối cùng khi cơ quan hải quan xác nhận hàng hóa đủ điều kiện lưu thông. Khai báo là hành động, thông quan là trạng thái pháp lý sau khi hành động đó hoàn tất.

7. Những Lỗi Doanh Nghiệp Thường Gặp Khi Customs Clearance

Ba nhóm lỗi phổ biến nhất khi thực hiện Customs Clearance là sai mã HS Code, thiếu chứng từ chuyên ngành và khai sai trị giá hải quan, đều có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan hoặc bị ấn định thuế truy thu.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp nhập khẩu thiết bị điện tử khai sai mã HS do nhầm nhóm hàng tương tự, dẫn đến bị ấn định lại thuế nhập khẩu và mất thêm gần một tuần xử lý khiếu nại phân loại tại Chi cục Hải quan.

8. Quy Định Pháp Luật Về Khai Báo Hải Quan

Khai báo hải quan tại Việt Nam hiện được điều chỉnh trực tiếp bởi Luật Hải quan số 54/2014/QH13, Nghị định 08/2015/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính, mới nhất là Thông tư 121/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 1/2/2026.

• Luật Hải quan số 54/2014/QH13 — quy định khung về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan.
• Nghị định 08/2015/NĐ-CP — quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan.
• Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC) — quy định về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan, thuế xuất nhập khẩu và quản lý thuế.
• Thông tư 121/2025/TT-BTC (ban hành 18/12/2025, hiệu lực từ 1/2/2026) — sửa đổi, bổ sung Thông tư 38/2015 và Thông tư 39/2018, cập nhật quy trình khai báo hải quan điện tử phù hợp với Luật số 90/2025/QH15 và Nghị định 167/2025/NĐ-CP.

Doanh nghiệp cần theo dõi hiệu lực áp dụng của Thông tư 121/2025/TT-BTC từ ngày 1/2/2026 vì văn bản này thay đổi một số quy định về hồ sơ hải quan hàng quá cảnh và thủ tục khai sửa đổi, bổ sung so với quy định cũ.

9. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Customs Clearance có bắt buộc với mọi lô hàng xuất nhập khẩu không?
Có. Mọi lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu qua biên giới Việt Nam đều bắt buộc thực hiện Customs Clearance theo Luật Hải quan, trừ một số trường hợp hàng phi mậu dịch có quy định riêng về định mức miễn thuế, miễn khai báo chi tiết.

Customs Clearance mất bao lâu để hoàn tất?
Với luồng xanh, thời gian thông quan thường chỉ vài giờ trong ngày làm việc. Luồng vàng mất khoảng 1 ngày để kiểm tra hồ sơ, luồng đỏ có thể kéo dài 2-3 ngày do phải kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng hoặc kho.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải tự làm Customs Clearance không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể tự khai báo hoặc ủy quyền cho đại lý làm thủ tục hải quan, công ty forwarder có chức năng khai thuê hải quan để xử lý toàn bộ quy trình Customs Clearance.

Tờ khai hải quan có thời hạn hiệu lực bao lâu?
Tờ khai hải quan có giá trị làm thủ tục trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký. Quá thời hạn này mà chưa hoàn thành thông quan, tờ khai sẽ hết hiệu lực và doanh nghiệp phải khai lại.

Khai bổ sung tờ khai hải quan áp dụng khi nào?
Khai bổ sung áp dụng khi phát hiện sai sót về trị giá, số lượng, mã HS hoặc thông tin khác trên tờ khai gốc, được thực hiện trước hoặc sau khi thông quan tùy theo nội dung sửa đổi và thời hạn quy định.

Hàng hóa bị phân luồng đỏ có bắt buộc kiểm tra 100% không?
Không nhất thiết 100%. Cơ quan hải quan có thể kiểm tra thực tế toàn bộ hoặc theo tỷ lệ phần trăm nhất định của lô hàng, tùy theo mức độ rủi ro do Hệ thống quản lý rủi ro đánh giá.

Customs Clearance và thủ tục hải quan có phải là một không?
Về bản chất là một. “Customs Clearance” là tên tiếng Anh, còn “thủ tục hải quan” hoặc “khai báo hải quan” là cách gọi tiếng Việt cho cùng quy trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì để Customs Clearance nhanh hơn?
Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, khai đúng mã HS ngay từ đầu, đối chiếu kỹ số liệu giữa các chứng từ và làm việc với đơn vị logistics có kinh nghiệm xử lý luồng vàng, luồng đỏ để rút ngắn thời gian thông quan.

3W Logistics – Hỗ trợ doanh nghiệp xuất nhập khẩu

Tự thực hiện Customs Clearance khiến nhiều doanh nghiệp mất thời gian xử lý khai sai mã HS, thiếu giấy phép chuyên ngành hoặc bị giữ hàng tại luồng đỏ. 3W Logistics là đơn vị logistics hàng đầu tại Việt Nam, đồng hành cùng doanh nghiệp xuất nhập khẩu xử lý toàn bộ quy trình thông quan nhanh chóng, đúng quy định.

• Đội ngũ chứng từ và khai quan chuyên sâu: Am hiểu HS Code, chính sách thuế, quy trình VNACCS/VCIS, xử lý thành thạo cả luồng vàng và luồng đỏ cho nhiều nhóm ngành hàng khác nhau.
• Mạng lưới vận chuyển toàn cầu: Kết hợp năng lực NVOCC cùng các tuyến vận tải biển, hàng không và đường bộ, hỗ trợ Customs Clearance đồng bộ từ cảng đi đến cảng đến.
• Tốc độ xử lý và giảm chi phí lưu kho: Quy trình chứng từ chủ động, hạn chế tối đa thời gian chờ, giúp doanh nghiệp giảm đáng kể phí lưu container (DEM/DET) phát sinh do chậm thông quan.

Doanh nghiệp có nhu cầu Customs Clearance và khai báo hải quan trọn gói, vui lòng liên hệ ngay với 3W Logistics để nhận tư vấn giải pháp phù hợp.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Trụ sở chính – 3W Logistics CN Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 34 Bạch Đằng, phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM
Hotline: +84 28 3535 0087

3W Logistics CN Hà Nội
Địa chỉ: 81A Trần Quốc Toản, phường Cửa Nam, Hà Nội
Hotline: + 84 24 3202 0482

3W Logistics CN Hải Phòng
Địa chỉ: 8A Lô 28 Lê Hồng Phong, phường Gia Viên, Hải Phòng
Hotline: + 84 225 355 5939

3W LOGISTICS CO., LTD – We here serve you there!
Email: info@3w-logistics.com
Website: www.3w-logistics.com

Ms. Nina ( Trade Lane Supervisor )

Xin chào, tôi là Nguyễn Phương Nhân (Ms. Nina)

Hiện tôi đang đảm nhiệm vị trí Trade Lanes Supervisor tại 3W Logistics, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và vận tải quốc tế.

Trong công việc hàng ngày, tôi tập trung vào việc phát triển và quản lý mạng lưới đối tác logistics quốc tế, xây dựng các tuyến vận tải chiến lược và kết nối với hệ thống đại lý (agents) trên toàn cầu nhằm mang đến các giải pháp vận chuyển hiệu quả cho khách hàng.

Tôi thường xuyên làm việc với các đối tác và đại lý tại nhiều quốc gia để tìm kiếm cơ hội hợp tác, phát triển tuyến vận tải mới, đàm phán giá cước và hỗ trợ xử lý các lô hàng xuất nhập khẩu. Đồng thời, tôi cũng phối hợp với đội ngũ kinh doanh để xây dựng những phương án logistics phù hợp với từng thị trường và nhu cầu vận chuyển cụ thể.

Lĩnh vực chuyên môn của tôi bao gồm vận tải đường biển (Ocean Freight), vận tải hàng không (Air Freight), phát triển Trade Lane, quản lý mạng lưới đại lý quốc tế, tư vấn giải pháp logistics và hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu.

Thông qua các bài viết trên website 3W Logistics, tôi mong muốn chia sẻ những kiến thức thực tiễn về thị trường logistics quốc tế, xu hướng vận tải, kinh nghiệm làm việc với đối tác nước ngoài và các giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động xuất nhập khẩu.