Thủ tục xuất khẩu quần áo từ A–Z (Cập nhật 2026)

Việt Nam hiện nằm trong top 3 quốc gia xuất khẩu dệt may lớn nhất thế giới, với kim ngạch năm 2024 đạt hơn 44 tỷ USD – trong đó xuất khẩu quần áo chiếm tỷ trọng chủ lực.

Tuy nhiên, để hàng hóa được thông quan nhanh, đúng quy định và tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần nắm rõ toàn bộ thủ tục xuất khẩu quần áo từ hồ sơ, mã HS đến quy trình hải quan.

Bài viết này sẽ giúp bạn đi từ A–Z các bước cần thiết để triển khai xuất khẩu hiệu quả ngay từ lô hàng đầu tiên.

1. Chính sách và pháp lý trong thủ tục xuất khẩu quần áo

1.1 Xuất khẩu quần áo có cần điều kiện gì đặc biệt không?

Theo quy định tại Nghị định 187/2013/NĐ-CP, quần áo không thuộc danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu hoặc xuất khẩu có điều kiện. Điều này đồng nghĩa với việc hoạt động xuất khẩu quần áo về cơ bản là tự do, không yêu cầu giấy phép chuyên ngành riêng.

Đối tượng được phép xuất khẩu bao gồm:

• Doanh nghiệp Việt Nam (công ty TNHH, cổ phần, hộ kinh doanh có đăng ký)
• Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI)
• Chi nhánh công ty được phép thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu

Chỉ cần doanh nghiệp có đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp (xuất nhập khẩu hoặc thương mại) là đã đủ điều kiện pháp lý để thực hiện thủ tục xuất khẩu quần áo.

1.2 Lưu ý về hàng giả, hàng nhái thương hiệu

Một trong những rủi ro pháp lý lớn nhất khi xuất khẩu quần áo là liên quan đến hàng giả, hàng nhái thương hiệu.

Theo quy định về sở hữu trí tuệ, doanh nghiệp không được phép xuất khẩu các sản phẩm:

• Gắn logo, nhãn hiệu khi chưa có sự cho phép của chủ sở hữu
• Sử dụng thiết kế, hình ảnh dễ gây nhầm lẫn với thương hiệu đã được bảo hộ
• Hàng “local” nhưng sử dụng hình ảnh/biểu tượng vi phạm bản quyền

Trong trường hợp bị nghi ngờ vi phạm, cơ quan hải quan có thể:

• Tạm dừng thông quan để kiểm tra
• Yêu cầu bổ sung giấy tờ chứng minh quyền sử dụng thương hiệu
• Xử phạt hành chính hoặc buộc tiêu hủy hàng hóa nếu có vi phạm

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên:

• Chủ động kiểm tra nhãn mác trước khi sản xuất và đóng hàng
• Chỉ xuất khẩu các sản phẩm có nguồn gốc rõ ràng, hợp pháp
• Lưu trữ đầy đủ hợp đồng gia công, ủy quyền (nếu có)

Việc kiểm soát tốt yếu tố thương hiệu không chỉ giúp quá trình thủ tục xuất khẩu quần áo diễn ra suôn sẻ, mà còn bảo vệ uy tín doanh nghiệp khi tham gia thị trường quốc tế.

2. Mã HS quần áo và thuế trong thủ tục xuất khẩu quần áo

2.1 Cách tra cứu mã HS Code quần áo

Hàng quần áo trong xuất khẩu quần áo từ Việt Nam nằm trong hai chương chính của Biểu thuế xuất nhập khẩu:

• Chương 61: Quần áo và hàng may mặc phụ trợ, dệt kim hoặc móc
• Chương 62: Quần áo và hàng may mặc phụ trợ, không dệt kim

Không nên tự suy đoán mã HS dựa theo tên sản phẩm. Các công cụ tra cứu chính thống:

• Tổng cục Hải quan Việt Nam: customs.gov.vn — tra theo tên hàng hoặc mã số
• Hệ thống VNACCS/VCIS: Tra cứu trực tiếp khi khai báo điện tử
• Tham vấn phân loại hàng hóa: Doanh nghiệp có thể gửi công văn đề nghị Cục Hải quan tỉnh/thành phố xác nhận mã HS trước khi xuất — tránh tranh chấp về sau

2.2 Thuế xuất khẩu quần áo 2026

Đây là tin tốt cho doanh nghiệp xuất khẩu quần áo: thuế xuất khẩu hầu hết các mặt hàng quần áo tại Việt Nam hiện là 0%. Quần áo không thuộc danh mục hàng hóa bị hạn chế hoặc áp thuế xuất khẩu theo Nghị định 26/2023/NĐ-CP.

Tuy nhiên, điều quan trọng hơn thuế xuất khẩu là thuế nhập khẩu tại thị trường đích — đây mới là con số ảnh hưởng trực tiếp đến giá cạnh tranh của sản phẩm.

2.3 Ưu đãi thuế nhập khẩu theo FTA

Việt Nam hiện có nhiều Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) mang lại lợi thế thuế quan đáng kể cho hàng dệt may xuất khẩu:

Điều kiện quan trọng: Để hưởng ưu đãi FTA, quần áo phải đáp ứng quy tắc xuất xứ — thường là quy tắc “hai công đoạn” (vải → cắt may → thành phẩm tại Việt Nam) hoặc quy tắc “chuyển đổi mã HS” (CTH). Doanh nghiệp sử dụng vải nhập khẩu từ Trung Quốc cần kiểm tra kỹ điều kiện này trước khi xin C/O.

3. Bộ hồ sơ trong thủ tục xuất khẩu quần áo

Trong toàn bộ thủ tục xuất khẩu quần áo, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định đến tốc độ thông quan và chi phí phát sinh. Một bộ chứng từ chuẩn không chỉ giúp hạn chế rủi ro bị kiểm tra mà còn đảm bảo tính minh bạch khi làm việc với đối tác và cơ quan hải quan.

Tùy theo từng thị trường và phương thức vận chuyển, bộ hồ sơ có thể khác nhau, nhưng về cơ bản sẽ gồm 2 nhóm chính: chứng từ thương mại và chứng từ đặc thù.

3.1 Bộ hồ sơ thương mại (Commercial Documents)

Đây là nhóm chứng từ bắt buộc trong mọi lô hàng xuất khẩu quần áo, được sử dụng xuyên suốt từ khâu khai báo hải quan đến giao nhận và thanh toán quốc tế.

Các chứng từ cơ bản bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Thể hiện thỏa thuận mua bán giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, bao gồm các điều khoản về giá, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán…
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ thể hiện giá trị lô hàng, là căn cứ để tính thuế (nếu có) và khai báo hải quan.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Cung cấp thông tin chi tiết về quy cách đóng gói, số lượng kiện, trọng lượng, kích thước… giúp hải quan và hãng vận chuyển kiểm tra hàng hóa.
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Do hãng vận chuyển phát hành, xác nhận việc đã nhận hàng để vận chuyển. Đây cũng là chứng từ quan trọng trong thanh toán và nhận hàng tại nước nhập khẩu.

3.2 Chứng từ đặc thù trong thủ tục xuất khẩu quần áo

Ngoài bộ hồ sơ cơ bản, tùy theo yêu cầu của thị trường nhập khẩu hoặc ưu đãi thuế quan, doanh nghiệp có thể cần bổ sung thêm các chứng từ đặc thù trong quá trình xuất khẩu quần áo.

Một số chứng từ phổ biến gồm:

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin): Giúp hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại (FTA). Đây là chứng từ rất quan trọng khi xuất khẩu sang các thị trường như EU, Nhật Bản, Hàn Quốc…
• Chứng nhận chất lượng / kiểm định (nếu có): Một số thị trường có thể yêu cầu tiêu chuẩn về chất lượng, an toàn sản phẩm hoặc nguồn gốc nguyên liệu dệt may.
• Chứng từ liên quan đến nhãn mác, thành phần vải: Đặc biệt với các thị trường khó tính, thông tin về thành phần sợi, hướng dẫn sử dụng, xuất xứ… cần được thể hiện rõ ràng và chính xác.
• Giấy ủy quyền (nếu xuất khẩu qua trung gian/forwarder): Trong trường hợp doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện thủ tục, cần có văn bản ủy quyền để đơn vị logistics thay mặt xử lý hồ sơ hải quan.

4. Quy trình 6 bước làm thủ tục hải quan xuất khẩu thực tế

Quần áo là mặt hàng xuất khẩu tự do, không cần giấy phép riêng — nhưng nếu thực hiện sai quy trình hải quan, lô hàng vẫn có thể bị ách tại cảng, mất thêm chi phí lưu kho hoặc bị phạt vi phạm hành chính. Dưới đây là toàn bộ quy trình từng bước chi tiết, đúng với thực tế thủ tục tại Việt Nam năm 2026.

Bước 1: Ký hợp đồng ngoại thương & chuẩn bị chứng từ

Trước khi bắt đầu bất kỳ thao tác hải quan nào, doanh nghiệp cần có bộ chứng từ xuất khẩu hoàn chỉnh. Đây là bước nền tảng quyết định toàn bộ quá trình thông quan sau này.

Các chứng từ cần chuẩn bị bao gồm:

• Hợp đồng mua bán ngoại thương (Sales Contract): ghi rõ tên hàng, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán, cảng đi/cảng đến.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): thể hiện giá trị lô hàng, dùng để tính thuế và thanh toán.
• Phiếu đóng gói (Packing List): liệt kê chi tiết số lượng, trọng lượng, kích thước từng kiện hàng.
• Booking xác nhận tàu/máy bay: từ hãng vận chuyển hoặc forwarder.

Bước 2: Khai báo hải quan điện tử (VNACCS)

Việt Nam hiện áp dụng hệ thống thông quan điện tử VNACCS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System). Toàn bộ tờ khai được nộp trực tuyến, không cần nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại chi cục trong hầu hết trường hợp.

Cách thức thực hiện:

Doanh nghiệp hoặc đại lý hải quan (forwarder) sử dụng phần mềm khai báo được cấp phép (ECUS, FAST, TopX…) để khai tờ khai xuất khẩu điện tử.

Bước 3: Phân luồng hải quan (Xanh/Vàng/Đỏ)

Đây là bước mà nhiều doanh nghiệp xuất khẩu lần đầu ít được hướng dẫn rõ nhất, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian và chi phí thông quan.

Hệ thống VNACCS sẽ tự động phân tờ khai vào một trong ba luồng dựa trên hồ sơ doanh nghiệp, lịch sử tuân thủ pháp luật, và tính chất lô hàng.

Truy cập bài viết để biết thêm thông tin chi tiết về Phân luồng hải quan

Bước 4: Đóng hàng, dán nhãn và đưa vào kho cảng

Sau khi tờ khai được chấp nhận và phân luồng, doanh nghiệp tiến hành:

• Đóng hàng vào container hoặc thùng carton theo đúng Packing List đã khai báo. Với hàng xuất đường biển, thường đóng vào container 20′ hoặc 40′; với hàng không, đóng theo pallet hàng không (ULD) hoặc carton rời.
• Dán nhãn hàng hóa (Shipping Mark) theo yêu cầu của người mua và quy định của thị trường nhập khẩu. Nhãn cần thể hiện đầy đủ: tên hàng, chất liệu, xuất xứ “Made in Vietnam”, size, mã hàng.
• Hạ hàng vào kho cảng (CY/CFS) theo booking đã xác nhận. Với hàng không, cần hạ hàng vào kho hàng không tại sân bay và làm thủ tục cân hàng, đo kích thước.

Bước 5: Xin giấy chứng nhận xuất xứ C/O

• Trường hợp người mua yêu cầu hoặc lô hàng được hưởng ưu đãi thuế theo FTA, doanh nghiệp cần xin C/O trước hoặc song song với quá trình thông quan.
• C/O cho hàng quần áo thường được cấp tại Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu (Bộ Công Thương) hoặc VCCI, tùy theo loại form. Thời gian cấp thường từ 1–3 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ. Chi tiết về C/O được trình bày riêng trong Phần 5 của bài viết này.

Bước 6: Thanh lý tờ khai, lưu hồ sơ

• Sau khi hàng lên tàu/máy bay, hãng vận chuyển sẽ cung cấp vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill) cho doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp sử dụng thông tin từ vận đơn để thanh lý tờ khai hải quan trên hệ thống VNACCS — thao tác này xác nhận hàng đã thực sự xuất cảnh.
• Lưu trữ toàn bộ hồ sơ (tờ khai, chứng từ, C/O, vận đơn) tối thiểu 5 năm theo quy định pháp luật hải quan Việt Nam. Hồ sơ này cần xuất trình nếu có thanh tra hải quan hoặc hoàn thuế VAT đầu vào.

5. So sánh các hình thức xuất khẩu quần áo

Trước khi bắt đầu xuất khẩu, một trong những quyết định quan trọng nhất là chọn hình thức xuất khẩu phù hợp. Mỗi hình thức có rủi ro, lợi nhuận và yêu cầu năng lực khác nhau — chọn sai ngay từ đầu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và pháp lý.

5.1 Xuất khẩu thương mại

Doanh nghiệp tự bỏ vốn mua nguyên liệu, sản xuất, rồi bán thành phẩm cho đối tác nước ngoài. Toàn bộ lợi nhuận và rủi ro đều thuộc về người xuất khẩu.

Phù hợp với doanh nghiệp có vốn, đã có đơn hàng ổn định và muốn biên lợi nhuận cao hơn gia công.

5.2 Gia công xuất khẩu

Bên nước ngoài cung cấp nguyên liệu (hoặc một phần), doanh nghiệp Việt Nam chỉ thực hiện công đoạn sản xuất và nhận phí gia công. Rủi ro thấp, không cần vốn lớn, nhưng biên lợi nhuận thấp hơn.

Đây là hình thức phổ biến nhất trong ngành dệt may Việt Nam hiện nay, đặc biệt với các nhà máy gia công cho thương hiệu nước ngoài.

5.3 Xuất khẩu FOB (Free On Board)

Người bán chịu trách nhiệm đến khi hàng lên tàu tại cảng xuất khẩu. Sau đó, mọi rủi ro và chi phí vận chuyển quốc tế thuộc về người mua. Đây là Incoterms phổ biến nhất trong xuất khẩu hàng dệt may Việt Nam sang Mỹ và EU.

5.4 Xuất khẩu CIF (Cost, Insurance and Freight)

Người bán chịu toàn bộ chi phí vận chuyển và bảo hiểm đến cảng đích. Giá bán cao hơn FOB, nhưng người bán phải tự lo freight và bảo hiểm, đòi hỏi am hiểu logistics quốc tế.

Bảng so sánh 4 hình thức xuất khẩu

Doanh nghiệp nhỏ/mới nên chọn hình thức nào?

Nếu bạn đang xuất khẩu lần đầu hoặc quy mô nhỏ, FOB là lựa chọn an toàn nhất.

Lý do: người mua lo toàn bộ vận chuyển quốc tế, bạn chỉ cần đảm bảo hàng đến cảng xuất đúng hẹn. Rủi ro giới hạn rõ ràng, thủ tục không quá phức tạp.

Nếu bạn đang nhận đơn gia công từ thương hiệu nước ngoài, hình thức gia công xuất khẩu giúp giảm áp lực vốn lưu động và tránh rủi ro tồn kho – nhưng cần lưu ý thủ tục nhập nguyên liệu và thanh lý định mức sản phẩm với hải quan.

6. Những sai lầm phổ biến khi xuất khẩu quần áo lần đầu

Phần lớn các vấn đề phát sinh trong xuất khẩu quần áo không đến từ quy định phức tạp, mà đến từ những sai sót nhỏ có thể phòng tránh được. Dưới đây là 6 lỗi hay gặp nhất cùng cách xử lý cụ thể.

Sai lầm 1: Khai sai hoặc chọn sai mã HS code

Nhiều doanh nghiệp chọn mã HS theo cảm tính hoặc sao chép từ lô hàng trước mà không kiểm tra lại. Quần áo dệt kim (chương 61) và không dệt kim (chương 62) có mã HS hoàn toàn khác nhau. Khai sai mã dẫn đến tờ khai bị điều chỉnh, phát sinh phí phạt hành chính, thậm chí ảnh hưởng đến lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp — khiến các lô hàng sau dễ bị phân luồng vàng/đỏ hơn.

Cách tránh: Tra cứu mã HS trực tiếp trên cổng thông tin hải quan (customs.gov.vn) hoặc nhờ đại lý hải quan xác nhận trước khi khai báo.

Sai lầm 2: Không làm C/O — mất ưu đãi thuế FTA

Xuất khẩu sang EU mà không có C/O EUR.1 (theo EVFTA), thuế nhập khẩu tại EU có thể lên đến 12%. Với C/O đầy đủ, thuế về 0%. Nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước này vì nghĩ thủ tục C/O phức tạp, hoặc đơn giản là không biết mình đủ điều kiện hưởng ưu đãi.

Cách tránh: Hỏi người mua thị trường đích có yêu cầu C/O không, và xác định form C/O phù hợp (Form B, EUR.1, AANZ…) ngay khi ký hợp đồng.

Sai lầm 3: Nhãn hàng không đúng yêu cầu thị trường nhập khẩu

Mỗi thị trường có quy định riêng về nhãn hàng may mặc. Mỹ yêu cầu nhãn ghi thành phần vải và hướng dẫn giặt bằng tiếng Anh (FTC Textile Rules). EU yêu cầu ghi thành phần sợi theo tỷ lệ phần trăm. Nhật Bản yêu cầu nhãn tiếng Nhật. Hàng bị trả về vì lỗi nhãn là tổn thất kép: mất chi phí vận chuyển hai chiều và mất uy tín với đối tác.

Cách tránh: Xác nhận yêu cầu nhãn hàng với người mua trước khi sản xuất, không chỉ trước khi xuất hàng.

Sai lầm 4: Chứng từ không khớp nhau

Số lượng trên Invoice là 1.000 cái nhưng Packing List ghi 1.200 cái. Tên hàng trên tờ khai hải quan khác với tên trên Invoice. Những sai lệch dù nhỏ cũng đủ để tờ khai bị chuyển luồng vàng hoặc đỏ, gây chậm trễ và tốn thêm chi phí kiểm tra.

Cách tránh: Luôn đối chiếu toàn bộ bộ chứng từ (Contract → Invoice → Packing List → tờ khai) trước khi truyền khai báo. Một người kiểm tra chéo là đủ để tránh lỗi này.

Sai lầm 5: Hạ hàng trễ cut-off

Đặc biệt với hàng không, cut-off của hãng bay thường là 4–6 tiếng trước giờ bay. Hạ hàng trễ đồng nghĩa với việc hàng phải chờ chuyến kế tiếp — có thể mất 1–2 ngày, và khách hàng thường tính phạt giao hàng trễ trong hợp đồng.

Cách tránh: Luôn hạ hàng sớm hơn cut-off ít nhất 4 tiếng, và xác nhận lại lịch với forwarder 24 giờ trước khi hạ hàng.

Sai lầm 6: Không lưu trữ hồ sơ hải quan

Sau khi hàng đi rồi, nhiều doanh nghiệp không giữ lại bộ chứng từ đầy đủ. Khi hải quan hậu kiểm (thường xảy ra trong vòng 5 năm) hoặc khi cần hoàn thuế VAT đầu vào, việc thiếu hồ sơ dẫn đến không thể chứng minh giao dịch hợp lệ.

Cách tránh: Lưu đủ bộ hồ sơ gồm tờ khai hải quan có xác nhận thông quan, Invoice, Packing List, B/L hoặc AWB, và C/O (nếu có) — tối thiểu 5 năm kể từ ngày xuất khẩu.

7. FAQ – Câu hỏi thường gặp về xuất khẩu quần áo

Xuất khẩu quần áo có cần giấy phép con không?

Không. Quần áo là mặt hàng xuất khẩu tự do theo Nghị định 187/2013/NĐ-CP — không cần giấy phép chuyên ngành, không cần kiểm tra chất lượng trước khi xuất. Doanh nghiệp chỉ cần có đăng ký kinh doanh hợp lệ là đủ điều kiện làm thủ tục xuất khẩu quần áo.

Xuất khẩu quần áo second-hand có được không?

Không. Quần áo đã qua sử dụng (second-hand) thuộc danh mục cấm xuất khẩu theo quy định của Việt Nam. Chính sách này áp dụng với cả hàng cá nhân số lượng lớn lẫn hàng thương mại. Doanh nghiệp chỉ được xuất khẩu quần áo mới 100%.

Xuất khẩu qua sàn TMĐT quốc tế (Amazon, Shopee, Lazada…) thủ tục như thế nào?

Về bản chất vẫn là xuất khẩu hàng hóa, nhưng có hai hình thức chính:

• Xuất khẩu trực tiếp (B2C): Mỗi đơn hàng lẻ gửi qua chuyển phát nhanh quốc tế (DHL, FedEx, UPS). Nếu giá trị dưới ngưỡng miễn thuế của nước nhập khẩu, thủ tục rất đơn giản — chỉ cần khai báo hải quan theo dạng hàng xuất khẩu phi mậu dịch hoặc thương mại điện tử.
• Xuất khẩu gộp (FBA/FBL): Gom hàng vào kho trung gian hoặc kho Amazon tại nước ngoài. Thủ tục hải quan tương tự xuất khẩu thương mại thông thường, cần tờ khai đầy đủ và C/O nếu muốn hưởng ưu đãi thuế.

Trên đây là toàn bộ thông tin về thủ tục xuất khẩu quần áo từ A đến Z – từ mã HS, chứng từ, quy trình hải quan đến chi phí và những lưu ý thực tế nhất cho doanh nghiệp.

Xuất khẩu quần áo không phức tạp nếu bạn chuẩn bị đúng và có đối tác logistics am hiểu.

Nếu bạn cần hỗ trợ thực hiện thủ tục xuất khẩu quần áo – từ khai báo hải quan, xin C/O, đến vận chuyển quốc tế – 3W Logistics luôn có các dịch vụ sẵn sàng đồng hành cùng bạn đưa hàng hóa ra thị trường quốc tế!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Trụ sở chính – 3W Logistics CN Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 34 Bạch Đằng, phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM

Hotline: +84 28 3535 0087

3W Logistics CN Hà Nội

Địa chỉ: 8A Lô 28 Lê Hồng Phong, phường Gia Viên, Hải Phòng

Hotline: +84 24 3202 0482

3W Logistics CN Hải Phòng

Địa chỉ: 81A Trần Quốc Toản, phường Cửa Nam, Hà Nội

Hotline: +84 225 355 5939

3W LOGISTICS CO., LTD – We here serve you there!

Email: quote@3w-logistics.com

Website: www.3w-logistics.com